Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим стаж трудовой деятельности человека. В ней прописывается информация о работе лица в настоящее время и предыдущие должности.

Документ нужен при устройстве на работу. По нему работодатель может оценить стаж кандидата и уровень образования, специальность. Также нужна для определения размера выплат при выходе на пенсию.

Чтобы документ был признан действительным, информацию в него нужно вносить в определенном законом порядке. Выделяют особые правила заполнения трудовых книжек в 2019 году.

Общие сведения

При первичном устройстве на работу человеку нужно иметь в наличии трудовую книжку. Будущий работник может приобрести ее в специализированном киоске. Документ утвержден на основании Постановления Правительства РФ №225, изданного 16 апреля 2003 года. С того момента изменения в форму не вносились.

Новая трудовая книжка открывается в момент поступления на работу впервые. Она не будет иметь записей, поэтому работодателю необходимо отразить полностью всю информацию о работнике.

Документ заполняется только при осуществлении деятельность на основании трудового договора. Гражданско-правовые соглашения не предусматривают внесение сведений в трудовую книжку.

При передаче документа на работу он будет храниться в отделе кадров до того момента, пока человек не уволится. Ведением занимается специалист кадровой службы. В своей работе он должен ориентироваться на правила заполнения, отраженные в Постановлениях Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года и Минтруда России №69 от 10 октября 2003 года.

Нормативно-правовые акты отмечают, что любые изменения в трудовой деятельности сотрудника должны отражаться в книжке. Данные вносятся кадровиком при смене должности, переходе в другое подразделение.

Кто ответственен за ведение документа

Работодатель полностью отвечает за состояние трудового книжки работника.

Он осуществляет его:

• ведение;
• хранение;
• заполнение.

Обязанности по внесению данных определяются для конкретного сотрудника. Он назначается на должность в соответствии с приказом или распоряжением. Поэтому кадровик несет ответственность не только за правильность вносимых сведений, но и учет и хранение документов.

Заверение документов производится теми же сотрудниками, которые имеют право на подписание трудовых книжек. Они несут ответственность в соответствии с нормативно-правовыми актами РФ.

Трудовая инспекция РФ проверяет не только правильность ведения и внесения данных в документацию. Они отслеживают основания, согласно которым конкретному лицу вменена обязанность по заполнению. Поэтому приказ или распоряжение о назначении сотрудника должны быть подготовлены в соответствии с законом.

Новые правила заполнения трудовых книжек в 2019 году

Правила заполнения трудовых книжек в 2019 году претерпели некоторые изменения. Они были внесены на основании Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ №588н, изданного 31 октября 2019 года.

В соответствии с измененными требования печать должна ставиться в трудовой книжке только при ее наличии в учреждении. Она проставляется на титульном листе, внутри документа на обложке, если сотрудником была изменена фамилия. Также скрепляется штампом увольнительная запись.

Изменения были внесены в закон 27.11.2016 года. Теперь ставить штамп необходимо, если он официально имеется у организации. При отсутствии печати заверение происходит путем постановки подписи руководства учреждения или лица, который согласно приказу осуществляет ведение трудовой документации.

Детали по разделам

В трудовой книжке выделено три основных раздела:

• раздел с персональной информации о сотруднике;
• сведения о трудоустройстве гражданина и занимаемых им должностях;
• данные о награждениях, осуществляемых в период трудовой деятельности.

В них прописываются определенные сведения о работнике. Первый из них начинается с начальной страницы трудовой – титульного листа.

В разделе отражается:

• фамилия, имя, отчество работника;
• дата рождения;
• уровень образования;
• полученная специальность.

Титульный лист заполняется только подробно, без использования сокращений. Данные заверяются подписью лица в нижней части страницы, а также специалиста, которые внес информацию. Здесь же ставится печать учреждения.

В следующий блок трудовой книжки прописывают сведения о трудовой деятельности лица.

В нем отражены:

• приемы на работу;
• внутренние переводы;
• увольнения.

Последний раздел содержит сведения о награждениях работника.

В нескольких предусмотренных граф прописывают:

• сведения о типе награждения;
• дату поощрения;
• основание;
• подтверждающий правомерность записи документ (номер и дата приказа).

Когда страницы в основных разделах трудовой книжки заканчиваются, дополнительно заводится вкладыш. В трудовой ставится отметка о его приложении с указанием даты составления. Запись вносится в титульный лист и заверяется печатью. Рукописный вариант не предусматривается.

Вкладыш должен быть вшит в трудовую. Без нее он будет считаться недействительным. Нумерация страниц продолжается с последней цифры, отраженной в самой трудовой. На первом листе вкладыша ставится печать организации.

Как делаются записи

В соответствии с предусмотренными в трудовой книжке разделами вносятся определенные записи. Титульный лист обязателен к заполнению только при приеме сотрудника на работу впервые. Впоследствии указать на нем можно только недостоверные сведения в трудовой, которые делают книжку недействительной.

Особенности имеет раздел, отражающий трудовую деятельность работника. В момент внесения первых данных ставится печать учреждения со всеми реквизитами. При отсутствии штампа данные прописываются от руки.

Информации в графы нужно вносить в определенном порядке:

Раздел, отражающий награждения лица, заполняется в аналогичном порядке.

Здесь можно прописывать получение работником:

• почетного звания;
• государственной награды;
• почетной грамоты;
• диплома;
• нагрудного знака.

Стоит помнить, что вносить данные о перечислении денежной премии или передаче ценного подарка в данный раздел не требуется.

При приеме на работу

Важно соблюдать определенный порядок заполнения трудовой книжки при приеме сотрудника на работу:

• Во вторую графу вносится название учреждения в полном и сокращенном виде. Рядом ставится печать организации.
• Первая графа содержит порядковый номер записи.
• Далее во вторую графу прописывается дата поступления лица на работу.
• Третья графа отражает сведения о том, что сотрудник принят в конкретный отдел на определенную должность.
• Четвертая графа содержит основание для приема: дату и номер приказа.

Если вы совместитель

При осуществлении трудовой деятельности по совместительству запись в трудовой книжке делается по желанию работника. Обязательно вносить сведения в документ не требуется.

Для отражения работы сотрудник должен принести копию трудового договора о совместительстве по месту осуществления основной деятельности. Документ заверяется подписью руководителя и печатью учреждения. Также требуется составить заявление, в котором нужно указать просьбу о внесении данных в трудовую.

При увольнении

В случае увольнения работника для внесения сведений о данном факте необходимо иметь в наличие подтверждающее основание. Таковым является приказ, составленный руководством организации.

Сотрудник отдела кадров должен проставить порядковый номер записи в первой графе. Во вторую вносится дата прекращения трудовых отношений между работником и работодателем.

Третья графа содержит основания и причину увольнения сотрудника. Важно прописать информацию, используя формулировки из Трудового кодекса РФ. Сокращения в данном разделе не допускаются.

В четвертую графу вносится наименование документа (приказ) с указанием реквизитов. После этого запись заверяется руководством учреждения или сотрудником, который ответственен за заполнение трудовых книжек.

После внесения данных работник расписывается под ними. При наличии печати в учреждении нужно заверить сведения с помощью штампа.

Для ИП

Индивидуальные предприниматели должны вести кадровый учет в соответствии с общими требованиями. При этом внесение сведений в трудовую книжку может быть упрощено.

Выделяют несколько этапов отражения информации в документе:

• в третью графу прописывается наименование работодателя (фамилия, имя, отчество ИП);
• первая графа содержит порядковый номер записи;
• далее фиксируется дата поступления сотрудника на работу;
• третья графа содержит сведения о приеме, должность работника;
• в четвертой графе ставится дата и номер приказа, согласно которому сотрудник принят на работу.

Стоит помнить, что физическим лицам запрещено корректировать сведения в трудовой книжке и прописывать новую информацию.

Исправления

Некоторые кадровики допускают ошибки в ходе заполнения трудовых книжек. Исправлять их нужно в определенном порядке, так как зачеркивать сведения запрещено.

Специалисту нужно сделать надпись о недействительности записи. Это является единственным способом законного исправления.

В графе «Сведения о работе» нужно отметить:

• порядковый номер записи;
• дату внесения изменений;
• признание сведений недействительными.

Рядом пишется новая, правильная информация. Последняя колонка содержит подтверждающий исправления документ и его реквизиты.

Оформление дубликата

Работники могут запросить подготовку по месту осуществления трудовой деятельности в настоящее время или ранее.

Второй экземпляр готовится при:

• утери книжки по вине работника или работодателя;
• нарушении целостности документа, при котором записи не читаются;
• внесении в трудовую книжку записей, аннулированных по судебному решению;
• чрезвычайном происшествии в организации, в результате которого произошла массовая утеря или уничтожение трудовых книжек.

На основании письменного заявления сотрудника специалист кадровой службы готовит дубликат. Предоставить его лицу нужно не позднее, чем через 15 дней после его ходатайства. Новый экземпляр должен на титульном листе содержать надпись «Дубликат».

Трудовая книжка является обязательным документом для каждого трудоустроенного лица. В соответствии с ней производится оценка стажа работы и начисление пенсии. Поэтому вносить сведения в него нужно определенным законодательно образом.

Разбираем образец трудовой книжки и правила заполнения документа в различных ситуациях. В статье вы найдете пошаговые инструкции по заполнению трудовых книжек сотрудников в разных случаях: при приеме на работу, совместительстве и увольнении.

Из статьи вы узнаете:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Прием на работу: кто заполняет трудовую книжку

Трудовая книжка - основной документ о рабочей деятельности и стаже сотрудника (ч. 1 ст. 66 ТК). Форму и правила заполнения трудовых книжек смотрите в постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225. По закону компания-работодатель обязана вести документ на каждого работника, который проработал в ней больше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК).

По правилам заполнения трудовой книжки вести ее должны работодатели-компании и работодатели-предприниматели. У работодателей-физлиц, которые не признаются предпринимателями, нет права делать пометки в книжках работников.

Скачайте документы по теме:

При трудоустройстве сотрудник должен принести ряд документов, в том числе о своей рабочей деятельности и стаже (абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК). Проверьте серию и год выпуска трудовой книжки . Образцы серий бланков, которые выпускались в России и СССР с 1974 года, смотрите ниже. Они не утратили силу, заменять их новыми не надо.

Сейчас компании используют бланки, которые введены с 2004 года. Книжка нового образца утверждена приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н. Рассмотрим, как ее заполнять в разных случаях. Для каждого случая смотрите образец заполнения трудовой книжки нового образца.

Новая трудовая книжка в 2017 году: кому и когда оформить

При заключении договора вам надо оформить и заполнить трудовую книжку (образец ниже) сотруднику, который:

• начинает работать впервые (ч. 4 ст. 65 ТК);
• предъявил документ иностранного образца;
• повредил или утратил документ (ч. 5 ст. 65 ТК).

Прием на работу: как правильно заполнить трудовую книжку

Запись о приеме сотрудника сделайте в разделе «Сведения о работе». Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу смотрите ниже. В графу 3 впишите полное и сокращенное название компании (п. 3.1 Инструкции). Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») .

Задайте свой вопрос экспертам

При приеме на работу директора графу 3 в разделе «Сведения о работе» надо заполнять иначе в его трудовой книжке. Образец заполнения приема на работу директора смотрите ниже. Напишите так: «Назначен на должность директора ». В графе 4 укажите реквизиты документа, например, протокола общего собрания участников.

Сотрудники-совместители: как заполнять трудовую книжку

Совместителям записи о такой работе вносите по их желанию. Внести запись может только работодатель по основному месту работы. Если работник принес подтверждающий совместительство документ, сделайте запись в его трудовой книжке. Образец заполнения трудовой книжки внешнего совместителя смотрите ниже.

Запись о том, что сотрудника перевели на другую постоянную работу, внесите на основании приказа директора. Причем в течение недели. Запись должна точно повторять формулировку приказа (п. 10 Правил). Например, работник трудился помощником бухгалтера, его перевели на должность младшего бухгалтера.

Образец заполнения трудовой книжки в связи с изменением названия должности сотрудника смотрите ниже.

Награждение

Внесите в документ запись о награждении, если работника наградили или поощрили. Например, премировали за продолжительный стаж. Запись сделайте в разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки. Образец заполнения трудовой книжки в связи с премированием смотрите ниже.

В графе 3 укажите полное и сокращенное наименование компании. В строке ниже в графу 1 впишите порядковый номер записи. В графу 2 - дату, когда наградили сотрудника. В графе 3 отразите кто, за что и чем наградил сотрудника. В графу 4 внесите реквизиты приказа о награждении как на образце трудовой книжки ниже (п. 10 Правил).

Практическая ситуация

Что писать в трудовой книжке лучшему работнику месяца

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «

Отвечает Елена ВАВИЛОВА,
начальник отдела кадрового администрирования ООО «Миле СНГ» (Москва)

Компания выплатила сотрудникам ежегодную годовую премию и присвоила звание «Лучший работник месяца». Нужно ли вносить сведения об этом в трудовые книжки? На примерах разберем, как поступить кадровику и не допустить ошибок.

Помимо сведений о работе, в трудовую книжку работодатель обязан вносить информацию о награждениях за успехи в труде ( ). Инспектор ГИТ вправе проверить раздел «Сведения о награждениях» трудовой книжки, поэтому заполнять его нужно верно…

Полная версия ответа доступна после бесплатной

Расторжение договора: как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении

При прекращении договора с сотрудником сделайте в его документе запись об увольнении в разделе «Сведения о работе». В графе 1 поставьте порядковый номер записи. В графе 2 - дату увольнения (п. 5.1 Инструкции). Образец заполнения трудовой книжки при увольнении по собственному желанию смотрите ниже.

Узнайте подробнее, из-за каких обвинят в проблемах с пенсией работника.

Оформление трудовой книжки: основные правила

Порядок заполнения трудовой книжки регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ТК РФ);
• Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила, постановление № 225);
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минсоцразвития от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

К сожалению, нередко приходится сталкиваться с противоречиями между упомянутыми документами. Так, запись об увольнении по собственному желанию по ТК РФ нужно вносить в документ в точном соответствии с формулировками кодекса (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). В то же время Правила говорят о том, что нужно записывать формулировку согласно приказу об увольнении.

Ответственным сотрудникам стоит ориентироваться на иерархию нормативно-правовых актов. Если другие акты противоречат ТК РФ, применять их не стоит. В случае, описанном выше, необходимо формулировать приказ (а потом и запись в трудовой) в соответствии с кодексом.

Перечислим основные правила, которые подскажут кадровику, как заполнить трудовую книжку:

• трудовая оформляется для каждого, кто работает на предприятии более 5 дней;
• срок, за который необходимо сделать запись, составляет 7 дней;
• в записях нужно использовать арабские цифры;
• можно писать ручкой черного, синего, а также фиолетового цвета;
• запрещены сокращения и исправления (исправления допустимы только в порядке, предусмотренном п. 27 Правил, и только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»);
• каждая запись должна иметь порядковый номер.

Как заполнять разделы трудовой книжки: пример заполнения в 2018-2019 годах

Бланк документа утвержден постановлением № 225 - где взять бланк рассказывается в статье Порядок приобретения, хранения и заполнения бланка трудовой книжки (нюансы) . Так, трудовая состоит из нескольких разделов, помогающих идентифицировать личность работника, узнать о его профессии, квалификации, длительности трудового стажа и полученных наградах. Эти разделы содержат:

• личные данные;
• сведения о трудовой деятельности;
• информацию о поощрениях (кроме премий).

Наряду с вышеуказанными общими правилами, для каждого из разделов законодатель разработал специфические правила заполнения, которые мы рассмотрим далее.

Как заполняется титульный лист трудовой

Данные о работнике указываются на титульном листе документа. Руководствуясь п. 2 Инструкции, кадровик должен внести:

• личные данные сотрудника так, как они указаны в паспорте, без сокращения;
• информацию об образовании, если у работника есть соответствующий документ;
• название профессии, по которой человеку предстоит работать на предприятии;
• дату заполнения документа.

Все записи должны быть заверены подписями работника и сотрудника кадровой службы, а также печатью организации (при ее наличии). Титульный лист заполняется на первом месте работы человека.

Если у работника изменились личные данные, сотрудники кадровой службы могут зачеркнуть эти данные одной чертой и указать новые. Для этого работник должен представить официальные документы, подтверждающие изменение личных данных, а кадровик — переписать сведения из этих документов на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки. Подробнее об исправлении фамилии в трудовой - в статье Запись о смене фамилии в трудовой книжке - образец .

При желании работодатель может разместить на титульном листе голограмму - о том, для чего используется голографическая наклейка рассказано в статье Куда правильно клеить голограмму в трудовой книжке - образец?

Как правильно оформляется раздел «Сведения о работе»

Сотрудники кадровых служб должны знать, как правильно оформить трудовую книжку, в том числе раздел, где указываются сведения о работе.

Нужно принять человека на работу? В таком случае сотрудник кадровой службы должен руководствоваться п. 3 Инструкции и записать в трудовой книжке под порядковым номером:

• название организации в полном и сокращенном виде;
• наименование структурного подразделения, куда человек устраивается на работу;
• название профессии, по которой будет работать сотрудник;
• дату поступления сотрудника на работу.

Если человек работает успешно, приобретает новый разряд или класс, это необходимо зафиксировать в его трудовой книжке.

Под порядковым номером сотрудник отдела кадров записывает:

• сведения о присвоении работнику более высокого разряда, класса;
• информацию о дополнительных профессиях или квалификациях сотрудника.

Если трудовые отношения исчерпали себя и пришло время расстаться с сотрудником, работодатель должен правильно оформить запись о его увольнении в соответствии с требованиями п. 5 Инструкции.

Для этого в разделе «Сведения о работе» под соответствующим порядковым номером нужно указать:

• причину увольнения;
• дату окончания трудовых отношений;
• название, номер и дату решения работодателя, на основании которого происходит увольнение.

ВАЖНО! Сведения в документе нужно указывать точно, формулировки должны соответствовать трудовому законодательству. Все записи необходимо подтверждать печатью организации (при наличии) и подписью ее руководителя.

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Еще один важный раздел трудовой книжки содержит информацию о награждениях, которые сотрудник заслужил в процессе работы. В соответствии с п. 4 Инструкции сведения указываются в таком формате:

• номер записи;
• название организации;
• сведения о награде;
• данные о том, кем награжден сотрудник;
• информация о заслугах, за которые награжден человек;
• ссылка на документ, на основании которого произведено награждение.

Работник кадровой службы должен заполнить этот раздел тщательно и верно, так как данные о наградах влияют на карьеру работника, дают больше возможностей для его дальнейшего трудоустройства.

Как оформить в трудовой книжке особые случаи

Некоторые случаи в трудовых правоотношениях оформляются в трудовой книжке особым образом. К таким случаям можно отнести работу по совместительству. В соответствии с п. 3.1 Инструкции трудовая книжка должна храниться на месте основной работы. Но совместитель может попросить кадровую службу внести дополнительные сведения в трудовую книжку. Для этого достаточно подтвердить факт дополнительной работы. Можно, например, представить в качестве доказательства трудовой договор с другой организацией.

Перевод на другую работу — достаточно распространенное явление. Такие изменения в трудовых правоотношениях также должны быть зафиксированы в трудовой книжке. При этом указываются:

• номер записи;
• дата перевода;
• информация о переводе;
• название нового отдела или должности;
• информация о распоряжении, на основании которого переводится работник.

Ответственность кадровых работников

Правильное заполнение трудовой книжки — важная составляющая трудовых правоотношений. Если документ будет заполнен неправильно, сотруднику будет трудно доказать свой трудовой стаж. Кроме того, он понесет материальные потери, так как не сможет устроиться на работу с трудовой книжкой, заполненной с ошибками.

За нарушения в данной области возможна ответственность:

• предприятия (административная по ст. 5.27 и 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ, далее - КоАП РФ, например за невнесение в трудовые книжки необходимых записей, или гражданско-правовая, если нарушение повлекло для работника убытки);
• должностных лиц кадровой службы (административная по вышеупомянутым статьям КоАП РФ за аналогичные нарушения, а также материальная, если нарушение кадровика причинило ущерб предприятию, и дисциплинарная).

Работники отдела кадров должны заполнять трудовые книжки аккуратно и тщательно, используя образцы заполнения трудовой книжки, составленные согласно строгим формализованным правилам, носящим обязательный для всех характер. Ошибки и нарушения в данной сфере влекут административную, гражданско-правовую, материальную и дисциплинарную ответственность.

Заполнение трудовых книжек в 2017 году надо вести по новым правилам. Рассмотрим новый порядок и приведем образцы заполнения трудовой книжки при приеме и увольнении сотрудника.

Трудовые книжки работодатели должны вести на каждого сотрудника, который проработал по трудовому договору более 5 дней, и эта работа является для него основной. Исключение составляют только работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями. Они не вправе вести трудовые книжки на своих работников. Обсудим далее заполнение трудовых книжек в 2017 году. Образцы, новые правила внесения записей в трудовые книжки приведем ниже.

Заполнение трудовых книжек в 2017 году надо вести по новым правилам. Они утверждены приказом Минтруда России от 31.10.2016 № 588н.

Теперь в трудовой книжке нужно ставить печать, только если она есть у организации. Напомним, что печать организации требуется на титульном листе трудовой книжки, на внутренней обложке при внесении записей об изменении фамилии, а также после записей об увольнении.

Так вот, с 27 ноября 2016 года печать ставится в трудовых книжках только при наличии. Если же в вашей фирме нет печати, записи заверяйте подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Образец проставления печати в трудовой книжке смотрите ниже.

Еще по этой теме:

• Когда заполнить трудовую книжку сотрудника на испытательном сроке

Как заполнить титульный лист трудовой книжки

Если работодатель оформляет новую трудовую книжку на сотрудника, ему следует заполнить в ней титульный лист. Оформить книжку надо в течение недели со дня, как принят сотрудник на работу (п. 8 Правил ведения трудовых книжек).

Заполнение трудовых книжек в 2017 году должно вестись перьевой, гелевой или шариковой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращать слова в трудовой книжке нельзя (п. 11 Правил ведения трудовых книжек).

На титульном листе указываются следующие данные:

• фамилия, имя и отчество работника;
• дата рождения;
• образование и профессия либо специальность.

ФИО и дату рождения следует указать на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

А образование, профессия и специальность вписывается согласно диплому или иному документу об образовании либо квалификации.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки смотрите ниже. Поля, которые заполнил кадровик, выделены синим цветом.

Как внести запись в трудовой книжке о приме на работу в 2017 году

Запись в трудовой книжке о приеме на работу надо вносить на основании приказа директора о приеме сотрудника. Все записи следует делать без сокращений.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» надо указать полное и сокращенное название организации. Вместо записи можно поставить штамп, если на нем стоит полное и сокращенное наименование фирмы.

Порядковый номер ставится в графе 1, а дата приема на работу – в графе 2. В графе 3 нужно указать, что сотрудник принят в организацию с названием должности, профессии или квалификации. В графе 4 следует поставьте слово «Приказ» и реквизиты приказа о приеме на работу.

Заверять подписью и печатью запись о приеме не нужно. Образец записи о приеме на работу смотрите ниже.

Как внести запись об увольнении сотрудника

Записи в трудовой книжке при увольнении в 2017 году делаются на основании приказа руководителя об увольнении. В графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 – дата расторжения трудового договора.

В графе 3 будет основание и причина прекращения трудового договора. Обратите внимание, что запись должна соответствовать формулировкам из Трудового кодекса, причем без сокращений.

В графе 4 пишется слово «Приказ» и реквизиты приказа об увольнении также без сокращений.

Запись заверяется подписью руководителя организации или должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Также надо попросить работника расписаться под записью. Затем поставить печать организации, если она есть.

Образец записи об увольнении по собственному желанию смотрите ниже.

Трудовая книжка – это официальный документ, который подтверждает трудовой стаж человека. Она содержит информацию о текущем и предыдущих местах работы. Необходимость наличия этого документа заключена в информировании нового работодателя про трудовой опыт, а также в подсчете трудового стажа.

Правила заполнения трудовых книжек едины для всех. Рассмотрим их.

Общие положения

Если вы впервые устраиваетесь на работу, то трудовую можно приобрести в специализированных киосках прессы. Ее форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и кардинально не менялась.

Незаполненную книжку подают (или заводят) при первом официальном трудоустройстве. В ней отсутствуют записи, поэтому первый наниматель должен сделать первые записи.

В сотрудничества с работодателем по гражданско-правовому соглашению наличие и заполнение трудовой книги не требуется.

Трудовую во время работы оставляют в компании и не передают на руки сотруднику до момента его официального увольнения. Правила ведения трудовых книжек – это:

1. постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
2. постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Они гласят, что что все изменения в карьере (рост и понижение) фиксируют в письменном виде специалист по работе с персоналом или глава предприятия, где официально зарегистрирован сотрудник.

По нашей информации глобального пересмотра правил заполнения трудовых книжек в 2018 году не будет. Конечно, продолжают ходить слухи об их отмене, однако это лишь отдаленная перспектива.

Как делать записи

В книжку заносят все изменения относительно должностного положения сотрудника, включая повышение в категории (карьерный рост), полученные награды, переводы в другое структурное подразделение и т. п.

Все записи делают исключительно на русском языке. Дубляж записи на иностранном языке можно проводить только в случае, если работодатель зарегистрирован в национальной республике РФ, где параллельно действует свой язык.

Кроме того, правила оформления трудовой книжки обязывают проводить все записи в строгом соблюдении правил русского языка. С учетом оформления чисел, данных и нумерации, принятых в официальном документообороте.

Как указывать сведения о работнике

Первому работодателю предстоит заполнить основные данные про будущего сотрудника:

• имя, отчество, фамилия;
• день рождения;
• какое образование;
• профессия.

Эту информацию организация берет непосредственно с оригиналов или нотариальных копий предоставленных личных документов – паспорта, диплома и др. Правила внесения записи в трудовую книжку обязывают фиксировать каждую новую позицию подписями работодателя и сотрудника. После внесения всех данных и проверки информации трудовую хранят в кадровом отделе компании.

Важное дополнение: если человек изменит в процессе работы некоторые личные данные (например, фамилию и/или имя), то они должны быть сразу обновлены и в трудовой книжке по текущему месту работы.

Более того: такие сведения, как квалификация или уровень образования также должны быть дополнены в случае их обновления. Например, когда при взятии на работу человек имел высшее незаконченное, а в процессе получил диплом о высшем образовании.

Как заполнять сведения о работе

Основным разделом книжки считаются «Сведения о работе». Правила ведения и хранения трудовых книжек регулируют процесс заполнения всех необходимых данных.

Одной записи о месте работы сотрудника будет недостаточно. По действующим нормам компания должна указывать дату начала работы, должность и фиксировать последующие возможные изменения (например, перевод).

Всего в этом разделе – четыре графы, подлежащие заполнению (см. таблицу).

Важное дополнение: в случае прохождения военной срочной службы перед устройством на работу эти данные наниматель указывает перед записями от своей организации в общем порядке. Правила ведения трудовых книжек в РФ в 2018 году обязывают документально подтверждать все карьерные события, включая прохождение военной службы. При этом документом-подтверждением выступает номер военного билета.

Согласно правилам заполнения трудовых книжек в 2018 году, если сотрудник имеет работу по совместительству, то это также можно указывать в книжке. Причем сам документ не забирают с основного места работы. Информацию про параллельное трудоустройство вносит тот работодатель, у которого в силу закона лежит трудовая книжка. Для этого не основное место работы должно отдельным документом зафиксировать всю необходимую информацию, подтверждая это подписями и печатью (при ее наличии).

Еще один раздел трудовой книжки – «Сведения о награждении». Его оформляют в порядке, описанном выше. Он так же состоит из четырех граф, порядок заполнения которых аналогичен основным сведениям о работы.

Сюда вписывают информацию о полученных грамотах, наградах (в т. ч. и государственных), званиях.

Особенности записей об увольнении

Случай ухода с основного места работы вносят в трудовую книжку отдельным событием. Правила заполнения и хранения трудовых книжек обязывают основного работодателя вписывать нужные данные по поводу причины увольнения. При этом заполняют так же все четыре графы. Про основание увольнения – третья.

Самое важное здесь – это точное основание увольнения согласно конкретной норме Трудового кодекса. В основном, это статья 77 ТК РФ и некоторые другие нормы.

Если причиной ухода из компании стали уважительные события, по которым законодательно человек может рассчитывать на поддержку со стороны государства, то это тоже отражают в книжке (например, увольнение для присмотра за ребенком).

Важные нюансы

В случае внесения неверных данных или грамматических ошибок перечеркивание недопустимо. В этом случае данную запись считают недействительной. Так и пишут:

Следует сделать аналогичную повторную с пометкой, что данные верные и соответствуют действительности

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

• названия компании (вкл. правовую форму);
• типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Кстати, последнее изменение в правила ведения трудовых книжек затронуло именно печати. С 27 ноября 2016 года окончательно отменена обязанность проставлять печать, если у организации ее нет в принципе.

Если трудовая закончилась, и места для заполнения не осталось, то не нужно заводить новую. Следует лишь вшить новый вкладыш, который заполняют потом по стандартным правилам. Обязательным условием является именно вшивание вкладыша любым типом ниток. Выглядит он всегда так:

Официальное оформление трудовой книжки возможно и до достижения сотрудником совершеннолетия.

Согласно правилам хранения трудовых книжек – это бланки строгой отчетности. За ними нужен особый присмотр. Для этого утвержден специальный регистр. Ознакомиться с ним и .

А непосредственно хранить их нужно, пока сам бывший работник или его близкие родственники не заберут его трудовую.