Кожен роботодавець зобов'язаний щомісяця сповіщати співробітників про розміри нарахованої заробітної плати, вироблені утримання та виплати. Вимога закріплена у ст. 136 ТК України. Щоб спростити процес інформування про особливості та тонкощі, наймач має право затвердити довільний (далі — розрахунок, квиток) та щомісяця видавати його працівникам.

Квитки необхідно видавати незалежно від способу отримання заробітної плати, дотримуючись встановлених часових рамок — не пізніше дня, в якому здійснювалася виплата заробітної плати.

За порушення чинного законодавства контролюючі органи можуть виписати штраф: на посадову особу від 1000 до 5000 рублів та на юридичну особу від 30 000 до 50 000 рублів (ст. 5.27 КпАП). Довести факт своєчасної та регулярної видачі билетів без документального підтвердження складно. Тому розробіть та затвердіть зразок журналу отримання розрахункових листків під розпис — це дозволить уникнути штрафних санкцій від трудової інспекції.

На підставі чого складається журнал

Уніфікованої форми для книги обліку розрахункових листків не передбачено, це дає організаціям повну свободу у формуванні документа. Розробляти бланк слід з урахуванням специфіки діяльності організації державного сектору чи інших галузевих особливостей. Ви можете завантажити зразок журналу обліку видачі розрахункових листків нижче.

Затвердити документ слід наказом керівника організації. Якщо кілька підрозділів із великою кількістю трудящих, зручніше створити документ на кожен підрозділ. Не забудьте про тимчасових та позаштатних співробітників, розрахункові листки повинні видаватися всім найманим працівникам без винятку.

Журнал прошивається, при цьому на останній сторінці потрібно поставити гербовий друк та вказати загальну кількість сторінок (цифрами та прописом). На титульному листі вказується основна інформація про організацію (підрозділ), терміни ведення та зберігання. Обов'язково вкажіть інформацію про посадову особу, яка відповідає за ведення документа.

Не забудьте закріпити у посадовій інструкції призначеного співробітника обов'язок вести та зберігати журнал.

Зразок журналу реєстрації видачі розрахункових листків

Вести журнал зручніше у вигляді таблиці. Найменування граф можуть бути будь-якими, але такі вказати обов'язково:

• порядковий номер запису;
• ПІБ працівника;
• посада;
• табельний номер;
• дата видачі квитка;
• підпис.

Особливості ведення та порядок заповнення затвердіть разом із формою документа. Також зафіксуйте, що вносити зміни заднім числом не допускається. Розробте та пропишіть у наказі правила виправлення помилок. Під підпис ознайомте відповідальну особу з правилами ведення документів.

Інформація, що міститься у квитках, є персональними даними, тому відповідальну особу необхідно ознайомити з правилами обробки та зберігання персональних даних (Федеральний закон «Про персональні дані» від 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Пропонуємо завантажити зразок журналу видачі розрахункових листків.

Як заповнити книгу обліку розрахункових листків

Розглянемо, як заповнити зразок журналу видачі розрахункових листків працівникам на прикладі.

Крок 1. Титульний лист.

Вкажіть повну назву організації, рік, на який складено книгу обліку, дату, коли вона заведена, та відповідального за неї.

Крок 2. Таблична частина.

Заповнити таблицю нескладно. Необхідно внести інформацію про співробітника (ПІБ, табельний номер, підрозділ, в якому він працює), вказати дату видачі квитка. У останній графі розписується співробітник.

Квитки про заробітну плату електронною поштою

Електронний спосіб передачі інформації про заробітну плату співробітнику - це:

• економно: не витрачаємо папір, витратні матеріали друкувальних пристроїв;
• швидко: вивантаження та відправлення листа проходить за кілька хвилин;
• просто: не потрібно шукати працівника, просто вибрав одержувача – і готове.

Але чи так це надійно, адже квиток містить персональні дані? Щоб убезпечити свою організацію від штрафів контролюючих органів, слід затвердити порядок передачі квитків електронною поштою (на підставі листа Мінпраці від 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Припустимо, не всі співробітники організації мають можливість та необхідні навички користування комп'ютером та електронною поштою. У разі необхідно передбачити два варіанти передачі розрахунків. Обидва порядки затвердіть наказом та ознайомте співробітників під розпис.

Журнал видачі розрахункових листків – це зведений регістр, у якому роботодавці можуть вести облік виданих розрахункових листків та збирати підписи працівників, що підтверджують факт отримання розрахунків. Розкажемо, яку інформацію має містити цей документ і скільки його треба зберігати.

Згідно статті 136 ТК РФ, роботодавці повинніпередавати відомості про заробітну плату працівникам у письмовій формі — видавати працівникам розрахункові листки. Стаття ТК регламентує та його зміст.

Розрахункові листки

Документ є повідомленням про заробітну плату, в якому, згідно з Трудовим кодексом, мають бути такі відомості:

• сума складників заробітної плати за конкретний період;
• сума інших нарахувань, які належать працівникові, наприклад, внаслідок затримки зарплати, оплати відпустки або виплат при звільненні;
• розмір та підстави, вироблених утримань;
• підсумкова грошова сума, що підлягає виплаті.

Незважаючи на те, що законодавство чітко регулює зміст повідомлення про зарплату, згідно зі статтею 136 ТК РФ, форма цього документа розробляється і затверджується кожним роботодавцем самостійно. Існує форма «розрахунки», вироблена фахівцями практично.

Ухилення від видачі «розрахунків» може спричинити накладення штрафу на роботодавця та бухгалтера. Такі заходи передбачені в статті 5.27 КпАП РФ. Наприклад, якщо «розрахунку» не вручили працівникові або в ній не вказали всі необхідні відомості, організації загрожує штраф від 30 000 до 50 000 рублів. Керівнику та бухгалтеру загрожує попередження чи штраф у розмірі від 1000 до 5000 рублів. Такий самий штраф передбачено для підприємців. Якщо таке порушення повториться, то сума стягнення варіюватиметься не більше від 10 000 до 70 000 рублів, до дискваліфікації керівника терміном від року до трьох років.

Журнал реєстрації видачі розрахункових листків: зразок

У зв'язку з тим, що невидача розрахунків жорстко карається законом, керівники та бухгалтери намагаються убезпечити себе від можливих правових наслідків: вони ведуть журнали обліку видачі розрахункових листів, призначені для фіксації факту передачі цього документа працівникові.

Законодавство не зобов'язує видавати повідомлення про зарплату під розпис співробітника, відповідно, уніфікованої форми журналу немає. Але є рекомендації практиків: журнал вести та включити до нього відомості, упорядковані у вигляді таблиці:

• порядковий номер працівника;
• ПІБ;
• дата видачі "розрахунки";
• посада співробітника;
• підпис.

У шапці журналу має бути зазначено найменування організації або підприємця та період, за який видаються документи. Внизу обліковий регістр засвідчується підписом співробітника, відповідального за їх видачу.

Деякі роботодавці приймають за основу журналу форму розрахунково-платіжної відомості Т-49 (ЗКУД 0301009), в яку вносять стовпці, що відсутні - дату видачі «розрахунки» і підпис. Іноді на підтвердження факту отримання листка роботодавці використовують бланки з відривним корінцем. На ньому співробітники вказують дату отримання та ставлять підпис. Потім ці коріння підшивають та зберігають на підприємстві.

Видача та зберігання «розрахунків»

Для оптимізації видачі цього документа багатьох підприємствах практикується підготовка спеціального наказу. Там може бути пункт про те, що співробітник повинен самостійно з'явитися у вказане місце (наприклад, бухгалтерію), і термін для отримання. Із цим наказом необхідно під розпис ознайомити всіх працівників. Такий захід допоможе роботодавцю убезпечити себе від можливих претензій із боку трудової інспекції.

Розрахункові листки згідно з пунктом 412 статті 4.1 Наказу Мінкультури від 25.08.2010 № 558, повинні зберігатися п'ять років за умови проведення ревізії або 75 років за відсутності особових рахунків. Отже, журнал обліку також слід зберігати відповідно до цих вимог.

Сьогодні вивчаємо статтю 136 Трудового Кодексу РФ. Відповідно до цієї статті роботодавець при виплаті заробітної плати зобов'язанийсповіщати працівника у письмовій формі про дані нарахованої заробітної плати та інші суми, а також про утримання та суму, що підлягає отриманню працівником.

Такі дані відображаються у формі розрахункового листка, який необхідно затвердити роботодавцю Наказом.

Коли видається розрахунковий листок та чим підтвердити видачу

Розрахунковий листок видається працівнику пізніше дня виплати зарплати. Сам розрахунковий листок вимагає ні підпису, ні друку, ні з боку працівника, ні з боку роботодавця, тобто. це просто форма інформування. У зв'язку з чим виникає запитання, чи видано розрахунковий листок?

Для уникнення непорозумінь про видачу розрахункового листка, роботодавцю бажано розробити та затвердити форму журналу обліку видачі розрахункових листків, призначити відповідального за ведення журналу та при кожній виплаті заробітної плати збирати підписи зі співробітників у отриманні розрахункового листка.

У зв'язку з тим, що заробітна плата виплачується не рідше за кожні півмісяця, можна зробити висновок, що розрахунковий листок необхідно готувати також двічі на місяць.

При звільненні співробітника видаємо розрахунковий листок у останній робочий день.

Відповідальність роботодавця

Відповідальність передбачена статтею 5.27 КпАП РФ статтею 1 – порушення трудового законодавства. Передбачено накладення штрафу на юридичну особу у розмірі від 30 тис. до 50 тис. рублів, на посадову особу та ІП штраф у розмірі від 1 тис. до 5 тис. рублів.

Зразки необхідних документів

У нашій статті ми коротко постаралися охопити основні питання щодо підготовки розрахункових листків. Також, використовуючи зразки документів, ви зможете готувати необхідні дані для співробітника.

Якщо Ви хотіли б дізнатися вартість бухгалтерського обслуговування або лише кадрового обліку, телефонуйте за телефонами, вказаними на сайті.

Не впадайте в паніку, якщо керівник доручив оформити на 2017 рік журнал видачі розрахункових листків: зразок можна завантажити онлайн, а основні правила ведення обліку прописуються у внутрішній нормативній документації.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Оплачуючи працю працівника, роботодавець зобов'язаний письмово сповістити його про точний розмір зарплати, належної за певний період (зазвичай, місяць). Для цього застосовується спеціальний бланк - розрахунковий листок, у якому зазначаються всі необхідні відомості. Документ видається співробітнику під час отримання зарплати. Деякі організації видають розрахункові листки виключно під розпис та вносять дані про кожен оформлений екземпляр до журналу видачі розрахункових листків, інші – не ведуть документальний облік їх видачі, обмежуючись розсилкою електронною поштою.

Розрахунковий листок: правила оформлення

Видача форми, в якій зазначені складові зарплати, а також види та розміри утримань з неї, вважається одним з обов'язкових етапів процедури розрахунку з працівником. Таким чином, роботодавець надає йому докладні відомості про порядок розрахунку заробітної плати (з урахуванням усіх умов трудового договору та прописаних у ньому надбавок, доплат, районних коефіцієнтів, премій тощо). Рекомендуємо ознайомитись зі статтями «Як обрати та прописати її в договорі. П'ять формулювань для різних ситуацій», «Як оплати праці» та «Як співробітникам». Наші експерти розкажуть про можливості та наслідки застосування різних систем оплати праці з урахуванням специфіки підприємства.

Завантажити документи на тему:

Важливо: якщо в розрахунковому листку вказано недостовірну або неповну інформацію про виплати, роботодавця можна притягнути до адміністративної відповідальності за ст.5.27 КоАП РФ (сума штрафу становить від 30 000 до 50 000 рублів для компанії, від 1000 до 5000 рублів для відповідальних посадових осіб - керівника та бухгалтера).

Необхідність оформлення розрахункового листка закріплено ст.136 ТК РФ. При цьому спосіб виплати зарплати особливого значення не має, чи то розрахунок готівкою через касу підприємства, безготівковий переказ коштів на банківську картку чи оплату праці в натуральній формі. Саме такої позиції дотримується Роструд у роз'яснювальному листі №739-6-1 від 18.03.2010р. Докладніше про способи оплати праці та компроміси, на які іноді доводиться йти роботодавцям, читайте у статтях «Коли можна платити » та «Як оформити ».

Заробітна плата згідно із законом виплачується як мінімум двічі на місяць. Видавати розрахункові листки можна не з кожною виплатою, але не рідше за один раз на місяць - у момент видачі остаточної частини зарплати (див. лист Роструда №5277-6-1 від 24.12.2007р.). Ознайомившись із заміткою «Яка відповідальність передбачена за », Ви дізнаєтеся, як часто потрібно робити виплати персоналу, і чим роботодавцю загрожує недотримання встановлених законом термінів.

Важливо: оскільки ПДФО утримується лише з остаточної частини місячної зарплати, а не з авансу, доцільно видавати розрахунки разом з другою, підсумковою виплатою.

Вимоги до форми розрахункового листка

Законодавець не затвердив уніфікованої форми для таких випадків. Тому кожна компанія розробляє власний бланк відповідно до ст.9 федерального закону №402-ФЗ від 6.12.2011р. Як правило, його розробка доручається бухгалтерії чи кадровій службі, яка потім передає проект документа на затвердження керівнику організації. За наявності виборного органу, що представляє інтереси працівників, необхідно врахувати його вмотивовану думку у порядку, передбаченому ст.372 ТК РФ.

Вимоги до змісту форми зазначені у ч.1 та 2 ст.136 ТК РФ. Переконайтеся, що документ відображає такі види відомостей:

1. загальну суму до виплати;
2. всі складові частини належної працівникові зарплати (оклад, премію, доплати за суміщення або роботу в нічний час, «північні» надбавки тощо);
3. розміри інших нарахованих сум (відпускні, допомога, компенсація невикористаної відпустки при звільненні, а також кошти, відповідно до локальних актів, виділені на оплату харчування та проїзду);
4. утримання із зарплати (ПДФО, аванси за відрядження, аліменти, виплати за виконавчими листами тощо).

Якщо працівнику належить грошова компенсація за порушення терміну виплати зарплати, її також відображають у розрахунковому листку, окремо або у графі «Інші нараховані суми». У разі відсутності затримок можна просто вказати, що сума компенсації є нульовою. Деталі – у статті «Як розрахувати ». Про правомірність утримань читайте у статті « : коли суд приймає бік роботодавця» Ви дізнаєтеся, яку суму роботодавець має право утримати в порядку погашення заборгованості працівника або відшкодування матеріальних збитків, у яких випадках розмір утримань може досягати 70% місячної зарплати, а також як виграти судову суперечку про законність утримань.

Бланк розрахункового листка затверджується наказом, складеним у довільній формі:

Ще один популярний спосіб організації обліку – оформлення розрахункових листків у двох примірниках (один видається на руки співробітнику, другий залишається у роботодавця). Цей спосіб рекомендований Міністерством фінансів РФ як інструмент додаткового захисту роботодавця у разі спору (див. наказ Мінфіну Росії №52н від 30.03.2015г.). Не забудьте переконатись, що працівник розписався в отриманні «розрахунки» на екземплярі, що залишається на зберігання в організації.

Але найпростіше і доступне рішення - завести журнал видачі розрахункових листків (зразок можна завантажити онлайн або розробити самостійно, оскільки єдиної типової форми не існує). Деякі компанії використовують уніфіковану форму Т-49 (Розрахунково-платіжна відомість), щоб на її основі розробити в 2017 році журнал обліку видачі розрахункових листків: зразок форми прикріплений до постанови Держкомстату РФ №1 від 5.01.2004р. («Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати»).

Зразок журналу видачі розрахункових листків працівникам

Роботодавець сам вирішує, як має виглядати у 2017 році журнал видачі розрахункових листків (зразок), та які види відомостей у ньому відображатимуться. Зазвичай усі дані впорядковуються як таблиці, поділеної на стовпці. Кожен стовпець відповідає певному типу відомостей, відбиваючи:

• порядковий номер запису;
• прізвище, ім'я та по батькові співробітника;
• посада співробітника;
• табельний номер;
• дату видачі розрахункового листка;
• підпис у отриманні «розрахунки» тощо.

Кількість стовпців може бути будь-якою. Чим більше різних типів відомостей відображається в журналі, тим більша таблиця. Кожен новий запис забезпечується порядковим номером і вноситься до окремого рядка. На обкладинці чи «шапці» журналу вказуються реквізити організації та рамки періоду, протягом якого він ведеться. Порада роботодавцям, які не бажають витрачати час та самостійно розробляти журнал обліку видачі розрахункових листків (зразок): завантажити уніфіковану форму Т-49 можна онлайн. Додайте до типового бланку відсутні стовпці (дату видачі «розрахунки» та місце для підпису співробітника), щоб вийшов зручний обліковий документ.

Важливо: не забудьте передбачити в журналі посвідчення для підпису посадової особи, відповідальної за видачу розрахункових листків персоналу.

Зберігання журналу видачі розрахункових листків

Дублюючі екземпляри розрахункових листків, що залишаються у роботодавця, зберігаються протягом 5 років за умови проведення ревізії або перевірки, і не менше 75 років, якщо особові рахунки працівників відсутні (п.412 ст.4.1 наказу Мінкультури Росії №558 від 25.08.2010р.). Про затвердження переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій із зазначенням термінів зберігання»).

Ці вимоги поширюються і на облікові журнали, що підтверджують факт видачі розрахунків. На допомогу кадровику – стаття «Журнали, які перевірить інспектор. Як та вирішити інші питання». Про нюанси архівного зберігання важливих документів читайте у статтях « . Що за це буде і як оперативно виправити ситуацію» та «Правила та ».

Відмова від обліку видачі «розрахунків»

Ряд компаній, незважаючи на очевидні ризики, не веде документальний облік видачі розрахункових листків. Натомість роботодавці оголошують персоналу час, місце та порядок видачі «розрахунків» або ж просто розміщують їх у особистих кабінетах співробітників на корпоративному сайті.

Така практика не заборонена законом. Навіть наявність у Трудовому кодексі РФ пункту про необхідність сповіщати працівника про складові заробітної плати письмово не заважає судам дуже широко трактувати цю норму, тому в більшості випадків відправка «розрахунки» електронною поштою або публікація на корпоративному сайті порушенням не вважається (див. апеляційне ухвалу Верховного суду Карачаєво-Черкеської Республіки у справі №33-204/2013 від 29.04.2013р.).

Важливо: якщо співробітники не проти одержувати розрахункові документи на електронну пошту, варто заручитися відповідними письмовими заявами:

Завантажити в.doc

Завантажити в.doc

Проте при черговій перевірці ГІТ або у разі конфлікту доведеться шукати способи підтвердження видачі розрахункових листків. І відсутність облікових документів суттєво ускладнить це завдання. Доводити факт своєчасного отримання розрахункових листків доведеться за допомогою альтернативних методів - роздруківки електронних повідомлень з прикріпленими «розрахунками» або посиланнями на них, збору показань свідків, підтвердження входу працівника під особистим логіном у корпоративну електронну систему на сторінку з потрібним документом тощо.

Право на оформлення та розсилку електронних розрахункових листків без роздрукування підтверджується і листом Мінпраці України №14-1/ООГ-1560 від 21.02.2017р. Суди у суперечках такого роду теж нерідко займають бік роботодавця. Але доводити справу до судового розгляду – не найкращий вихід із ситуації, а інспектори ГІТ на місцях не завжди лояльно ставляться до повної відмови від розрахункових листків на паперових носіях. Якщо уникнути ролі відповідача за бажання не вийде, підготуйтеся до судового засідання за всіма правилами - зберіть докази, зробіть всі необхідні копії та виписки, призначте уповноваженого представника компанії (див. статті «Як оформити », «Готуємо . Для суду, на вимогу працівника, для які перевіряють»).

Наказ про порядок видачі розрахункових листків персоналу

Яким би не був обраний конкретним роботодавцем порядок видачі розрахунків, його слід закріпити на локальному рівні: прописати в нормативних документах підприємства або оформити окремим наказом.

Наказом закріплюються строки та умови видачі розрахункових документів, призначаються відповідальні особи. До розпорядження рекомендується прикріпити зразки бланків - розрахункового листка і журналу, в якому фіксуються відомості про видачу. Нотатка «Як оформити у складних ситуаціях» допоможе без проблем скласти та запевнити розпорядчі документи у нетипових випадках.

Важливо: якщо роботодавець планує застосовувати електронні розрахунки, необхідно внести відповідний пункт до правил внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці або інший локальний нормативний акт організації.

М.Г. Мошкович, юрист

Таємниці розрахункового листка

Навіщо організації потрібні розрахункові листки та як правильно видавати їх працівникам

Згадані у статті судові рішення можна знайти: розділ «Судова практика» системи КонсультантПлюс

Розрахункові листки при видачі зарплати найчастіше не видають працівникам навіть цілком законослухняні організації. Мовляв, оплата праці біла, виплачуємо вчасно – до чого зайвий раз папір перекладати? Попросить працівник – так ми йому одразу листок і роздрукуємо. А деякі роботодавці, чого гріха таїти, зовсім не знають про те, що у них є такий обов'язок.

Тому сьогодні ми розбиратимемося, що таке розрахунковий листок і навіщо він потрібен організації та працівникові.

Навіщо працівникові розрахунковий листок

Мета видачі розрахункового листка – поінформувати працівника про те, з чого складається чергова отримана ним сума зарплати. Адже загальну величину ми дізнаємось і так, при отриманні грошей у касира або коли вони прилетять на карту. А ось що за що – не завжди зрозуміло.

Можна припустити, що частина роботодавців уникає видачі розрахункових листків навмисно, щоб уникнути непотрібних питань. Вивчить працівник свій листок і почне цікавитися: де оплата за понаднормові, чому премія стала меншою і т.д.

Чому розрахунковий листок важливий для організації

Розрахункові листки передбачені ТК ст. 136 ТК РФ, тому під час перевірки трудінспектор відзначить їх невидачу як порушення і покарає організацію п. 3.7 додатка № 2 до Методичних рекомендацій, утв. Наказом Роструда від 25.11.2011 № 280; Постанова Самарського облсуду від 06.05.2014 № 4а-275/2014.

ПОПЕРЕДЖУЄМО КЕРІВНИКА

Штраф за невидачу розрахункового листкаможе становити: від 1 тис. до 5 тис. руб. для директора чи ІП, від 30 тис. до 50 тис. руб. для організації ч. 1 ст. 5.27 КпАП РФ. А якщо директора зловлять на цьому порушенні повторно протягом року з дня сплати штрафу, то можуть дискваліфікувати ч. 2 ст. 5.27, ст. 4.6 КоАП РФ; Огляд НД, затв. Постановою Президії ЗС від 07.03.2007 (питання 8).

Однак це не найголовніше. Штраф, звичайно, річ неприємна, але трудінспектори приходять із перевірками рідко. Видача розрахункових листків важлива в іншому аспекті - на випадок, якщо працівник піде позиватися до вас, вважаючи, що йому недоплатили. Справа в тому, що за законом громадянин повинен подати позовну заяву в дуже короткий термін і ст. 392 ТК РФ:

• по суперечкам про звільнення - протягом 1 місяця з дня вручення йому копії наказу про звільнення або з дня видачі трудової книжки;
• з інших трудових спорів - протягом 3 місяців із дня, коли працівник дізнався чи мав дізнатися про порушення свого права.

Якщо працівник запізниться з поданням заяви, то організація зможе заявити в суді про пропуск терміну на звернення до суду і таким чином уникнути подальших розглядів. Але багато суддів вважають, що працівник не міг знати про порушення своїх прав щодо оплати праці, якщо розрахунковий листок не видавався.Тому вони відраховують строк не з дати виплати працівникові спірної суми, а з дати, коли він з інших джерел дізнався, що його образили.

Наприклад, робітниця звільнилася 29.12.2012 і через суд вимагала виплатити їй понаднормові за травень – грудень 2012 р. Роботодавець намагався відбити хоча б частину суми (травень – вересень), вказуючи, що 3 місяці з моменту виплати зарплати за ці місяці давно минули. Однак суд вирішив так: оскільки розрахункові листки не видавалися, працівниця не могла знати про склад сум, які їй виплачували. Про порушення своїх прав вона дізналася лише під час звільнення та звернулася до суду в межах місяця після нього. З організації стягнули також компенсацію за прострочення виплати, за моральну шкоду та судові витрати Апеляційне ухвалу Воронезького облсуду від 02.07.2013 № 33-3271.

Інакше жінка звільнилася 31.07.2012. І лише у вересні 2012 р., коли пішли позиватися інші працівники, вона дізналася, що і їй зарплату в період 2010-2012 рр. нараховували без уральського коефіцієнта. Формально термін для звернення до суду вона пропустила, але суд відновив його, вказавши, що позивачка не отримувала розрахункових листків і не мала змоги дізнатися про недоплати. В результаті з роботодавця стягнули заборгованість за весь період, компенсацію моральної шкоди та витрати на адвоката. Ухвала Свердловського облсуду від 22.02.2013 № 33-1620/2013.

Ще один працівник взагалі послався на розповідь колег про неправильний розрахунок вихідної допомоги. Через кілька місяців після звільнення вони повідомили: при розрахунку середнього заробітку не було враховано суми виплачених премій. Роботодавець не зміг довести зворотне, а розрахунковий листок при звільненні не видавався. Тому суд вирішив, що 3 місяці треба відраховувати від дати, коли, за словами громадянина, його просвітили колишні колеги. Позов був задоволений Апеляційне ухвалу Хабаровського крайсуду від 13.06.2012 № 33-4044/2012.

Таким чином, висновки такі:

• <если> розрахунковий листок видається,у працівника є лише 3 місяці після дати його видачі, щоб позиватися до вас із зарплати. У разі запізнення ви просто заявляєте в суді про пропуск терміну подання заяви і позов не розглядається по суті Апеляційне ухвалу Суду Ямало-Ненецького автономного округу від 07.08.2014 № 33-1800/2014. Звісно, ​​якщо суддя не побачить будь-яких поважних причин відновлення терміну;
• <если> розрахунковий листок не видається,час для звернення працівника до суду нічим не обмежений. Він приведе в суді будь-яке джерело, з якого дізналося про порушення своїх прав, і вам буде складно це спростувати. І навіть якщо в результаті суд закінчиться вашою перемогою, будуть витрачені фінанси та час на судові засідання.

До речі, розрахунковий листок може стати у нагоді і в податкових спорах. З його допомогою можна підтвердити, наприклад, понесені витрати на оплату праці Постанова ФАС МО від 22.05.2013 № А40-91515/12-115-603.

Що включається до розрахункового листка

У розрахунковому листку повинні бути показані наступні суми ст. 136 ТК РФ:

• складові заробітної плати, належної працівнику за період. Тобто, наприклад, оклад, надбавка, премія, коефіцієнт тощо;
• інші нарахування працівнику, у тому числі оплата лікарняного, компенсація за затримку зарплати або інших виплат ст. 236 ТК РФ;
• утримання із зарплати із зазначенням підстав, наприклад ПДФО або аліменти;
• загальна грошова сума, що підлягає виплаті.

Ці вимоги важливо дотримуватись, оскільки неповне заповнення розрахункового листка - це також порушення ТК.

Нараховані внески до фондів показувати в розрахунковому листку не потрібно, крім наступної ситуації. Працівники можуть подати заяву про стягнення з них додаткових внесків до ПФР, а роботодавець має право приєднатися і також нараховувати на їх користь додаткові внески. статті 5, 8 Закону від 30.04.2008 № 56-ФЗ. Якщо це ваш випадок, то таких працівників треба інформувати як про утримані додаткові внески до ПФР, так і перераховані за них додатково організацією. Оскільки потрібно робити це одночасно з наданням розрахункового листка ч. 8 ст. 9 Закону від 30.04.2008 № 56-ФЗ, краще просто включити цю інформацію в їх листки.

Як оформити розрахунковий листок

Форму розрахункового листка нормативно не затверджено, але вона є в будь-якій бухгалтерській програмі. Ви можете використовувати її або створити свою.

Головне - не забудьте затвердити застосовану форму в порядку, встановленому для прийняття локальних нормативних актів ст. 136 ТК РФ. Адже застосування незатвердженої форми розрахункового листка - це також підстава для стягнення штрафу за порушення трудового законодавства Постанова ЗС від 23.12.2010 № 75-АД 10-3; Рішення Пермського крайсуду від 24.02.2014 № 7-271-2013-21-185-2014.

А ось для працівника факт затвердження форми не є важливим. Суд прийме у нього як доказ і незатверджений листок, якщо організація не доведе, що у них застосовувалася інша форма Апеляційне ухвалу Забайкальського крайсуду від 25.06.2014 № 33-2498-2014. Тому не сподівайтеся, що незатверджена форма допоможе вам виграти суперечку із працівником.

Форму затверджує роботодавець наказом такого змісту.

Товариство з обмеженою відповідальністю «Рамзес»

НАКАЗ

Відповідно до ст. 136 Трудового кодексу РФ

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити форму розрахункового листка – додаток № 1 до наказу.

3. Призначити бухгалтера А.С. Кирієнко відповідальною за видачу розрахункових листків працівникам у день виплати заробітної плати.

З наказом ознайомлено:

Якщо у вас в компанії є профспілкова організація, потрібно попередньо направити туди проект форми розрахункового листка і отримати мотивовану думку профспілки про цю форму в тому ж порядку, що і за погодженням локальних нормативних актів ст. 372 ТК РФ.

Усю процедуру слід повторити, якщо ви статті 8, 138 ТК РФ:

• <или>змінили програму та форма листка у новій версії інша;
• <или>внесли зміни до самостійно розробленої форми.

Покажемо варіант заповнення розрахункового листка з прикладу.

приклад. Заповнення розрахункового листка працівника

/ умова /Сергієнко Ірина Олександрівна працює в ТОВ «Компонент» на посаді керівника відділу консалтингу за графіком 40-го робочого тижня. Її оклад – 50 000 руб. в місяць. Відповідно до положення про преміювання у жовтні їй належить щомісячна премія у розмірі 20% від окладу.

З 1 по 5 жовтня І.А. Сергієнка була на лікарняному. Сума допомоги з непрацездатності становила 11 560 крб.

5 листопада їй виплачено зарплату за другу половину жовтня, а також сплачено період непрацездатності.

/ Рішення /Розрахуємо розмір зарплати за фактично відпрацьований у жовтні час. Він складе 43478,26 руб. (50 000 руб. / 23 роб. дн. х 20 роб. дн.).

Премія за відпрацьований час становитиме 8695,65 руб. ((50 000 руб. х 20%) / 23 роб. дн. х 20 роб. дн.).

Сума ПДФО за жовтень з нарахованих сум становитиме 8285 руб. ((43478,26 руб. + 11560 руб. + 8695,65 руб.) х 13%).

Сума зарплати до виплати 5 листопада становитиме 23 888,91 руб. (43 478,26 руб. + 8695,65 руб. - 8285 руб. - 20 000 руб.).

Заповнимо розрахунковий листок.

Організація				ТОВ «Компонент»
Підрозділ/код/табельний номер				Відділ консалтингу/03/201
ПІБ				Сергієнко Ірина Олександрівна
Посада/професія				Керівник відділу консалтингу
Оклад (руб.)				50 000,00
Місяць рік		Робочі дні			Робочі години (40-ча -совий робочий тиждень)
Жовтень/2014		23			184
Нараховано	Період	Дні	Годинник	Сума (руб.)	Утримано	Період	Сума (руб.)
Зарплата за відпрацьований час	06.10- 31.10	20	160	43 478,26	ПДФО	Жовтень 2014	8285
	01.10- 05.10	5		11 560,00
Щомісячна премія	06.10- 31.10	20	160	8 695,65
Всього нараховано				63 733,91	Всього утримано		8285
Виплачено	Дата			Сума (руб.)
Аванс	20.10.2014			20 000,00
Зарплата	05.11.2014			23 888,91
Допомога з непрацездатності	05.11.2014			11 560,00
Усього виплачено:				55 448,50

Чи потрібна друк та підпис відповідальної особи на розрахунковому листку? Закон про це замовчує, і практично їх зазвичай не ставлять. За роз'ясненнями ми звернулися до Роспраці.

З АВТОРИТЕТНИХ ДЖЕРЕЛ

Заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості

Завіряти розрахункові листки печаткою та підписом при щомісячній видачі працівникам немає необхідності, такої вимоги у ТК немає. Не треба це робити й у тому випадку, коли працівник просить видати йому розрахункові листки при звільненні у порядку ст. 84.1 ТК України. Звісно ж, що розрахунковий листок не належить до документів, які мають засвідчуватися належним чином”.

Що ж, мета складання листків і справді чисто інформаційна, тому регулярно ставити на них друк та підпис справді не варто. Але якщо працівник просить або ви представляєте листки як докази в суді, то можна і запевнити, порушення в цьому немає. Були випадки, коли судді не приймали розрахункові листки, вказуючи, що без друку неможливо визначити, ким видано такий документ. Апеляційні визначення ЗС Республіки Башкортостан від 29.05.2014 № 33-5719/2014 , від 29.05.2014 № 33-5742/2014.

Коли потрібно видавати розрахунковий листок

За законом розрахунковий листок потрібно видавати при виплаті зарплати, а зарплата за загальним правилом виплачується не рідше двох разів на місяць ст. 136 ТК РФ. Однак у Роструді вважають, що достатньо видавати листки лише при виплаті другої частини зарплати із зазначенням усіх сум, виплачених цього місяця.

З АВТОРИТЕТНИХ ДЖЕРЕЛ

При виплаті зарплати за першу половину місяця (авансу) окремі її складові можуть бути не визначені і, таким чином, розрахункові листки не будуть містити вичерпну інформацію про заробітну плату. Тому розрахункові листки видаються при нарахуванні та виплаті зарплати за другу половину місяця, коли визначено усі її складові. При цьому окремо показувати в листку складові за кожні півмісяця не потрібно” .

Роструд

Майте на увазі, що при виплаті відпускних розрахунковий листок не оформляється, оскільки оплата відпустки з розрахунку середнього заробітку - це не зарплата ст. 129 ТК РФ; Лист Роструда від 24.12.2007 № 5277-6-1 (п. 3). А ось при звільненні його потрібно зробити. Адже в цьому випадку робиться повний розрахунок, тобто працівнику виплачуються всі належні йому суми, в тому числі зарплата. Це нам підтвердили й у Роструді.

З АВТОРИТЕТНИХ ДЖЕРЕЛ

“ У разі припинення трудового договору день виплати заробітної плати та день звільнення можуть не збігатися. Зарплата та інші належні працівникові суми у разі повинні бути виплачені в день звільнення. Отже, при звільненні працівнику слід видати розрахунковий листок” .

Роструд

Якщо гроші виплачуються через касу, то листки краще видавати одночасно з грошима, щоби не бігати потім за працівниками. А коли їх видавати, якщо зарплата перераховується на картки, - до чи після перерахування? Вирішіть це питання самі та пропишіть порядок видачі в локальному нормативному акті (ЛНА) Лист Роструда від 18.03.2010 № 739-6-1.

Як підтвердити факт видачі розрахункових листків

Поширений варіант - роздрук розрахункового листка на запит працівника. Бухгалтери міркують так: кому треба, тому видамо, а під час перевірки скажемо, що видавали всім. Та ні, не вийде. Якщо не можна підтвердити факт видачі документально, то інспектори під час перевірки можуть не повірити і оштрафувати вас. Тому треба видавати листки регулярно, а також продумати спосіб підтвердження:

• <или>зробити журнал видачі розрахункових листків, де працівники розписуватимуться;
• <или>внести у платіжну відомість окремий стовпець, у якому працівники розписуватимуться отримання розрахункового листка.

В уніфікованій формі платіжної відомості (№ Т-53) є графа "Примітка", можна використовувати її для підпису працівника;

• <или>зробити форму із двох частин, щоб корінець з підписом працівника залишався в організації.

У будь-якому випадку, визначаючись з порядком видачі розрахункового листка, пам'ятайте, що він містить персональні дані працівника, розголошення яких не допускається ст. 88 ТК РФ; ст. 7 Закону від 27.07.2006 № 152-ФЗ. Тому при наданні розрахункових листків вам потрібно виключити можливість доступу до цієї інформації будь-кого, крім самого працівника-адресата. Тобто не можна просто розкладати розрахункові листки на столи працівникам, не можна передавати через інших осіб тощо. Інакше можна порушити Закон про персональні дані та також потрапити під адміністративний штраф. Він може становити від 300 до 500 руб. для співробітника, від 500 до 1000 руб. для керівника та від 5000 до 10 000 руб. для організації ст. 13.11 КпАП РФ.

Адміністративна справа про порушення персональних даних має право завести прокурор, наприклад, за скаргою потерпілого працівника ч. 1 ст. 28.4 КпАП РФ, а штраф накладається за рішенням суду ч. 1 ст. 23.1 КпАП РФ.

Зазначимо, якщо працівник отримує зарплату на картку, то роздруковувати листки кожному працівнику незручно. Простіше було б розсилати їх електронною поштою з підтвердженням про отримання. Однак у Роструді із цим не згодні.

З АВТОРИТЕТНИХ ДЖЕРЕЛ

Розвиток інформаційних технологій дає всі підстави для застосування різних способів доведення інформації до працівників. Однак поки ТК дозволяє направляти розрахунковий листок електронною поштою тільки дистанційним працівникам ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ. Для інших обов'язковий письмовий документ. Причому якщо співробітник працює поза основним офісом, то про отримання ним розрахункового листка зобов'язаний подбати роботодавець”.

Роструд

Зауважимо, що деякі судді не бачать криміналу у розсилці розрахункових листків працівникам по email Апеляційне визначення ЗС Карачаєво-Черкеської Республіки від 29.04.2013 № 33-204/2013. Так, Мосміськсуд відмовив інспектору з кадрів у позові про стягнення оплати за понаднормову роботу. Роботодавець заявив, що жінка регулярно отримувала розрахункові листки електронною поштою і могла вчасно дізнатися про порушення своїх прав. Коли вона звернулася до суду, три місяці з моменту отримання розрахункового листка вже минули. Отже, термін для подання позовної заяви був пропущений Ухвала Мосміськсуду від 18.07.2011 № 33-22203.

Проте для відправки розрахункових листків електронною поштою надійніше почекатиме внесення відповідних поправок до ТК.

Найкраще врегулювати всі питання щодо розрахункових листків у локальному нормативному акті, наприклад, у положенні про оплату праці або у спеціальному ЛНА. Там можна затвердити форму листка, періодичність видачі, спосіб передачі працівнику з урахуванням вимог конфіденційності тощо. Так і бухгалтеру буде простіше, і працівники будуть в курсі, адже з усіма ЛНА організації вони повинні бути ознайомлені під розпис. ст. 68 ТК РФ.