У перекладі з англійської "тайм-менеджмент" - управління часом. Зрозуміло, що фактично ним управляти неможливо. Мається на увазі впорядковане використання робочого та особистого часу, який обчислюється хвилинами, годинами, днями, тижнями. Тайм менеджмент- це облік та оперативне планування.

Філософія та практика управління часом - відносно нова наука, що набула всесвітньої популярності лише у 80-х роках ХХ століття. Навколо неї досі безліч міфів та помилок.

Основи

Намагаючись впровадити програму тайм-менеджменту в колектив працівників, важливо розуміти, що система зрозуміла і доступна не для кожного, відповідно сприйнята і засвоєна буде не всіма. Якщо людина живе безцільно, ні до чого не прагне, а час її обтяжує – він і тайм-менеджмент – дві протилежні речі. Заради продуктивності слід визначитися з цілями, які переслідує людина, яка осягає цю науку. 4 кити тайм-менеджменту:

• оптимізація часу;
• планування дня;
• облік часу;
• організація мотивації.

Розібравшись у принципах дії кожного з них, можна буде не лише працювати з максимальною ефективністю, а й зберігати здоров'я, бадьорість та світлий розум.

Матриця Дуайта Ейзенхауера

На курсах тайм-менеджменту для початківців тренери рекомендують скористатися матрицею, розробленою 34 президентом Сполучених Штатів. Ейзенхауер вважав уміння швидко орієнтуватися та незамінними навичками успішної людини. Намагаючись оптимізувати свій час у нескінченному кругообігу справ, глава держави створив матрицю, яка працює за принципом: «Не всі важливі справи термінові, не всі термінові справи – важливі». Це наочний посібник тайм-менеджменту для мам та бізнесменів, будівельників та артистів, що дозволяє ефективно планувати та розподіляти ресурси раціонально.

Принцип дії

Матриця дасть плід, якщо цілі реальні і поставлені вони грамотно. Перед виконанням чергового завдання необхідно відповідати на два запитання:

1. Це важливо?
2. Це терміново?

Виходячи з відповіді на них, виділяють 4 типи справ:

1. Важливі термінові.
2. Погані термінові.
3. Нестрокові важливі.
4. Неважливі несрочні.

Строкові справи життя підкидає нам постійно. Що ж хитається ступеня їх важливості, відповідь кожен дає самостійно. Говорячи про терміновість, можна зробити висновок, що цей критерій носить об'єктивний характер. Наприклад, зателефонував однокласник, з яким ви не бачилися 5 років, просить призначити зустріч його родичу та посприяти у пошуку роботи. Важливо? Терміново? Чи погоджується з вашими цілями? Якого типу віднести?

Важливі термінові

Такі завдання слід виконувати негайно. Вони є і безпосередньо пов'язані з вашими життєвими цілями. Усі вправи тайм-менеджменту взяті з реального життя, термінові відносини виникають позапланово і, часто, не з вашої вини. Наприклад, дитина, яка потребує турботи, погіршення здоров'я, труднощі на роботі і т.д.

Володіння методиками управління завданнями та грамотного планування зведе кількість термінових важливих справ до мінімуму. Якщо умова не виконується і невідкладні справи навалюються звідки не візьмись, варто ще раз переглянути цілі на найближчу перспективу та підтягнути самодисципліну.

Безвідмовність – основне джерело важливих термінових справ. Неможливість сказати «ні» робить з нас тих, де делегують свої важливі термінові чи несрочные завдання інші люди. Причини складності у відмові бувають різні, але потрібно зібратися і ухвалити вольове рішення. Посилайтеся на власні невідкладні справи, попросіть паузу або вкажіть тимчасові рамки, які підходять для вас, запропонуйте призначити на виконання доручення іншого співробітника (помічника, партнера тощо). Поставте несподіване запитання призвіднику: що може зробити він? Головне, не упускайте з уваги свою мету. Важливо розуміти, що постійне перебування в режимі виконання термінових та важливих справ потребує максимальної концентрації та самовіддачі, що вже найближчим часом призведе до погіршення самопочуття. У нас немає часу на зупинку, переосмислення того, що відбувається, оцінку результату, зрештою, ми просто перегораємо.

Важливі несрочні

Описуваний варіант поведінки при тайм-менеджменті - управлінні часом містить перелік завдань, при виконанні яких можна виявляти статечність, розважливість. Ви маєте час обміркувати кожен крок. Це чудова можливість застосувати отримані теоретичні навички планування практично.

Фахівці стверджують, що люди, які будують свій бізнес чи кар'єру за таким принципом, досягають визначних результатів. Наявність запасу часу дозволяє ґрунтовно та змістовно підходити до вирішення питань, здійснювати повноцінне планування, давати оцінку та характеристику проміжним результатам, виявляти гнучкість.

До цієї групи належать відносини, пов'язані з необхідною рутиною: навчання, турбота про власному здоров'я(Дотримання режиму дня, харчування, профілактика захворювань тощо). Не варто нехтувати часом, т.к. Важливі нетермінові відносини можуть набути статусу термінових.

Неважливі термінові

За правилами екстремального тайм-менеджменту всі вони мають бути виключені з повсякденному житті, т.к. відволікають від виконання важливих термінових та несрочних справ. Поширені погані справи: безпричинні зустрічі, тривалі телефонні розмови, ремонт / налагодження техніки. Часто завдання, які людина ставить собі на даному етапі, стосуються компетенції та професіоналізму інших, тому доцільно їх делегувати. Наприклад, поламався холодильник, навіщо просиджувати годинами над інструкцією, переглядами відеороликів на його ремонт і робити безуспішні спроби повернути колишню функціональність, коли можна швидко зв'язатися з майстром і довірити роботу йому? Тоді з'явиться час на вирішення реальних завдань, що вимагають вашої уваги.

Нестрокові погані

Відповідь на питання в тайм-менеджменті, як все встигати, лежить у повному виключенні таких завдань із повсякденного життя. Вони є нещадними пожирателями вільного часу. Якщо ситуації з попереднього квадрата трохи відволікають від основних цілей, то нетермінові неважливі справи мають негативний ККД. Йдеться про всіх коханих соціальних мережах Instagram, Facebook і т.д. з безцільним перегортанням стрічки, порожніх листуваннях із друзями, тривалих переглядах серіалів, «зависанні» у комп'ютерних іграх.

Такі завдання легкі, які ні до чого не зобов'язують. Основна їхня шкода - у непомітному перекриванні природного ходу виконання важливих справ.

Якщо ціль поставлена ​​чітко і має конкретні терміни виконання, четвертий тип справ повинен займати мінімум часу, а краще бути повністю виключеним. Не варто самозабутньо занурюватися в роботу, не даючи собі відпочинку. Тут актуально правило «справі – час, потіху – годину».

Матриця Ейзенхауера застосовна до будь-якої сфери життя: будь то тайм-менеджмент для мам у підготовці до новорічним святамабо фахівця великої корпорації, що реалізує проект всього життя.

Якщо цілі поставлені правильно, існує тверда впевненість у собі, а мотивація до дії міцна, складнощів виникнути не повинно.

Нижче наведено перелік способів управління часом тайм-менеджменту, які допоможуть оптимізувати завдання різного пріоритету.

Вчимося говорити «ні»

Добре виховання і стриманість не дозволяють нам відмовитися від безцільного вислуховування сусідських історій про бурхливі вихідні, прийом незапланованого відвідувача, участь у вирішенні чужої проблеми. Екстремальний тайм-менеджмент називає такі ситуації «пожирателями» часу, який можна було б використати продуктивніше. Ухвалення рішення про відмову - відповідальність, яку варто взяти на себе раз і назавжди. Нагородою за старання стане великий запас часу у вашому розпорядженні.

Правило «візи та коні»

Чи ви коли-небудь замислювалися над тим, що витрачаєте дорогоцінний час на те, що давно вже втратило сенс? Чи виконуєте за звичкою роботу, яка для досягнення результату вже не потрібна? За відгуками фахівців, тайм-менеджмент для жінок побудований на вирішенні цього питання. Робочий графік має піддаватися систематичному перегляду з метою видалення з нього неінформативних звітів та іншого.

Для наочності пропонуємо уявити собі кінь, що везе візок. У міру руху віз заповнюється новим вантажем, з кожним пройденим кілометром його стає все більше. Чи потрібно чекати, коли тварина виб'ється з сил, намагаючись тягнути непосильний вантаж? Більшість людей (переважна їх кількість - жінки) впевнені, що добре працювати - значить багато працювати. Вони навантажують себе дедалі більшою кількістю завдань, залишаються після роботи і не жалкують про проведені там вихідні. Результатом такого альтруїзму стане зниження ефективності праці та «емоційне вигоряння», коли те, що ви робите, втрачає сенс.

Важливо знайти тонкий баланс між особистим життям та зайнятістю. Це найкраща мотивація вивчати та практикувати часом) - прагнути до саморозвитку та самовдосконалення.

«Поїдання слона»

Найважчі для виконання - складні завданняглобальні масштаби. Основна їх проблема в тому, що результат буде видно не скоро, а добряче попрацювати доведеться зараз. У програмах тайм-менеджменту їх метафорично називають "слонами". Розібратися за один прийом із цілим «слоном» не вдасться. Щоб позбутися його пропонується дробове рішенняпроблем – поділ тварини на «біфштекси». Шматочки повинні мати розмір, оптимальний для поїдання за один раз без дискомфорту і негативних емоцій.

Приклад тайм-менеджменту для жінок: усіма «улюблене» генеральне прибирання можна розділити на кілька заходів меншого масштабу: зайнятися перебором вмісту шаф сьогодні, а миття вікон відкласти на завтра. Так, з кожним кроком рухатись уперед буде легше.

Головна проблема в тому, що вирощуванням «слонів» у кілька тонн ми займаємось самі. Відбувається це під час відкладення важливих справ потім. Навіть якщо ми думаємо про якесь завдання, але не приступаємо до виконання, «слон» росте.

Коли нічого не залишається окрім вирішення проблеми, виявляється, що вона була не такою вже й складною. Результатом тривалої бездіяльності стає розтрачений потенціал та маса негативу навколо. І тільки повне завершення роботи принесе в життя позитив та енергію.

Техніка «швейцарський сир»

Основна відмінність «сиру» від попереднього методу тайм-менеджменту у вирішенні завдання не «з голови до хвоста», а у довільному порядку. Починати доцільно з доступних ділянок, рішення яких подарує позитивний настрійі додасть впевненості у собі. Щоденне «прогризання» невеликих дірок у сирі непомітно призведе до його повного поїдання.

Характерний приклад: приступаючи до написання статті, автор вивчив якийсь аспект більше за інших або просто цікавиться цією темою. Починати викладати думки на папері потрібно саме з цієї теми.

Щоб досягти максимальної ефективності праці, слід застосовувати описані методи комплексно. Комбінація їх буде індивідуальна залежно від поставлених цілей та специфіки діяльності.

Темп життя більшості сучасних людейскладно назвати розміреним чи спокійним. Це постійний дефіцит часу та аврали, регулярне перебування у стані, коли незрозуміло за виконання якої роботи хапатися саме зараз. Усе це негативно відбивається як на емоційному стані, а й у особистої продуктивності. Тільки тайм менеджмент допоможе вирішити подібні проблеми та організувати час таким чином, щоб з'явилася можливість жити. повним життям, а не обмежуватися вічними турботами.

На думку психологів навіть за «катастрофічного дефіциту часу» вихід є.

Існуючі інструменти тайм менеджменту допомагають зрозуміти: головне мати прагнення хоч трохи та переглянути ставлення до особистого часу. Багато хто може стати прикладом, що за правильному використанніТайм-менеджмент дає відмінні результати. Адже кожен із них знає як не лише складати багато планів, а й встигати багато зробити.

Переваги застосування

Навичка раціонального використання часу надає людині чимало різних переваг і може стати в нагоді практично в будь-якому полі діяльності. Для підлітків та школярів знання законів організації часу та їх використання допомагає навчитися жити так, щоб вистачало часу не тільки для навчання, а й для відпочинку та спілкування з друзями. Дорослим людям основи застосування тайм менеджменту допоможуть у роботі, творчості, сімейних відносинах, бізнес та інші сфери.

Які саме переваги отримує людина при використанні цієї системи:

• йому вдається досягати більше поставленої мети;
• він успішний у всіх сферах діяльності;
• він досягає поставлених завдань швидше, ніж ті, хто не знає, що таке тайм-менеджмент і не використовують його;
• за короткий проміжок часу може виконувати безліч справ;
• людина має набагато більше часу для самовдосконалення, відпочинку, хобі та перебування з близькими людьми;
• він не страждає від постійної втоми, менше схильний до стресів;
  він має чіткий план дій;
• володіє внутрішньою свободою та здатністю контролювати своє життя.

Роль мотивації у вмінні організовувати свій час

Перш ніж безпосередньо переходити до з'ясування, чим є тайм менеджмент, необхідно розібратися з основними причинами браку часу. Першою і, мабуть, основною причиною є небажання виконувати певні обов'язки. Другим винуватцем вважається відсутність інтересу до справи, а третім – неорганізованість. Четвертою причиною дефіциту часу є занадто тривала підготовка до виконання будь-якої завдання.

Тайм менеджмент (англ. time management) - технологія організації часу та підвищення ефективності його використання.

Наприклад, якщо не хочеться виконувати якусь роботу, то варто пошукати її плюси. Можливо, вона може сприяти прибавці до зарплати, підвищенню на посаді, дасть відчуття задоволення від виконаного боргу або передує чудовому відпочинку.

Як один із найбільш ефективних інструментів тайм менеджменту, має використовуватися і для домашньої рутинної роботи. Адже якщо її не виконувати – у сім'ї знищиться зовнішня та внутрішня атмосфера комфорту. У той час як боротьба з хаосом допоможе позбавитися внутрішньої незібраності і спрямувати енергію в потрібне русло.

Аналіз тимчасових витрат

Визначившись із мотивацією, не варто відразу ж кидатися вирішувати свої завдання. Так як ефективний таймменеджмент ґрунтується на контролі часу та скороченні непродуктивних його витрат, починати необхідно з аналізу поточної структури дня. Для кожної справи потрібно зафіксувати основні параметри: час початку та завершення, короткий опис, ефективність чи моменти, що перешкоджали виконанню завдання. Найзручніше робити це у вигляді таблиці.

Безперечно, можна фіксувати й інші моменти. Наприклад, увімкнути стовпці з поділом завдань на особисті та робітники, або вказувати всі перекури та перерви на чай, відволікання на перевірку оновлень у соціальних мережах або читання листів з електронної пошти. Надалі під час використання тайм менеджменту це допоможе розібратися з тим, яких справ варто відмовитися, щоб встигати виконувати головні завдання і як розподілити справи протягом дня.

Намагайтеся виключити зі свого життя «пожирачі часу»

Наскільки ефективним можливо тайм менеджмент можна оцінити, якщо звернути увагу скільки часу безліч людей вбиває і краде у самих себе. На жаль, просиджування годинами за перевіркою пошти, спілкуванням у соціальних мережах або комп'ютерними іграмияк дорослих, так підлітків, переважно вважається нормою.

Прийнявши рішення зайнятися справді корисною справою – необхідно на якийсь час відволіктися від подібних занять і сконцентруватися на виконанні поставленого завдання. Якщо щодня в один час, використовувати основи тайм менеджменту і займатися важливими справамиЧерез кілька місяців це сформує звичку.

Корисно буде завести щоденник і записувати в нього всі заняття, які лише пожирають час.

Істотно заощадити час допоможе також вміння говорити «ні». Без цього неможливо уявити тайм-менеджмент, адже складно навчитися організувати власний час, якщо безцільно його витрачати на непотрібні завдання. Іноді варто відповісти твердим «ні» і конкретним людям, які вміють лише скаржитися, а також намагаються зробити все, щоб їхню роботу виконав хтось інший.

Фільтрування інформації

Вивчаючи інструменти тайм менеджменту, неможливо не зупинитися на вмінні фільтрувати різні дані. Багато хто має звичку забивати собі голову безліччю нікому не потрібної інформації. Наприклад, перш ніж придбати будь-яку побутову техніку або одяг багато днів на різних сайтах вивчають їх характеристики.

З одного боку, подібна інформація здається корисною, але ефективним тайм менеджментом буде це лише в тому випадку, якщо читати не все поспіль, а вміти концентруватися на найважливіших і потрібних характеристиках. Вчіться швидко вивчати інформацію і запам'ятовувати тільки те, що дійсно корисно. Не потрібно витрачати дорогоцінний час і перенасичувати мозок безліччю зайвої інформації!

Планування – запорука успіху

Ефективний тайм менеджмент - це складання планів, що дає можливість на 25% збільшити свою продуктивність.

Якщо не записано – її немає. Перелік завдань у цьому випадку є картою, яка не дасть збитися в дорозі для досягнення цієї мети.

Полегшити завдання допоможуть різноманітні помічники. Наприклад, можна у видимій частині кімнати повісити дошку та поділити її навпіл. Основи тайм менеджменту у разі можна застосувати так: однією половині розміщуються всі ідеї, які хочеться виконати найближчим часом.

Другу половину потрібно поділити на три колонки: що заплановано, які завдання в роботі, і що вже виконано. Щотижня завдання з першої половини дошки можна переміщати до колонки «Заплановано». Якщо ви керуватиметеся правилами, виконання яких передбачає тайм менеджмент, до вихідних всі вони опиняться у колонці «Виконано».

Також можна скористатися щоденником або планінгом. Або заповнювати компактний календар для фіксування планів на найближчі тижні та місяці. Можуть бути і такі завдання, які найзручніше записувати у вигляді таблиці.

Вибір методики планування

На сьогоднішній день існує чимало методик планування. До найпопулярніших можна віднести:

• Метод АБВ (можна використовувати і ABC). Його суть полягає в тому, щоб біля кожного завдання зі списку ставити букву, яка вказує на пріоритет виконання. При складанні плану згідно з тайм-менеджментом найважливіші справи позначаються буквою «А». Поки вони не будуть виконані – до завдань, які мають маркування «Б», не можна приступати.
• Хронометраж – це метод, який здійснюється шляхом виміру та фіксації часу, необхідного для виконання певних цілей. Що таке тайм-менеджмент при використанні хронометражу? Це вироблення відчуття часу та ефективності роботи. Щоб навчитися цьому, необхідно протягом 2-3 тижнів записувати всі свої дії з точністю до 5 хвилин. Це допоможе виявити про «поглиначів часу» і знайти резерви до виконання важливих завдань.
• Серед найкращих у світі інструментів тайм менеджменту, що допомагають у плануванні, варто відзначити техніку SMART. Ця абревіатура складена з перших літер слів, що характеризують ціль. Вона має бути: конкретна, вимірна, досяжна, співвідносна з іншими завданнями і має чіткі часові рамки.

Не знаєте, як встигати більше – щоранку «з'їдайте жабу»

У рамках, які пропонує тайм менеджмент, ця техніка досить проста та ефективна. Її суть полягає в тому, щоб у першій половині дня (бажано вранці) виконувати необхідну, але не дуже приємну справу. Подібні заняття переважно відкладаються і нерідко зовсім не виконуються. Навряд чи ефективний тайм-менеджмент передбачає дуже великі витрати часу на здійснення подібних цілей. До того ж, неприємні відносини мають властивість накопичуватися. У такому разі їх виконання може розтягуватися на місяці та роки.

У ролі жаб тайм менеджмент найчастіше визначає справи, яких не знаєш як підступитися. Також це можуть бути завдання, до виконання яких очікуються якісь ідеальні умови. Якщо такі справи по черзі виконувати щоранку – згодом кількість незавершених справ буде зведена до мінімуму. Метою цієї технології в тайм менеджменті є вироблення корисної звички зосереджуватись на поточних справах та виконувати їх швидше.

Якщо ціль велика – її можна розділити

Багато хто опускає руки, коли їм необхідно взятися за виконання будь-якого глобального завдання, наприклад, складного проекту. Якими інструментами тайм менеджменту можна скористатися у такій ситуації? Насамперед необхідно поділити основне завдання на кілька допоміжних і виконувати кожну з них окремо. Це допоможе не лише швидшій реалізації проекту, а й кращому його розумінню.

Серед тих, хто займається тайм менеджментом, багато подібного завдання полегшують, малюючи своєрідне дерево. У ролі його ствола виступає головне завдання, а підзавдання - це гілки. Робити розгалуження потрібно доти, доки весь процес виконання мети стане зрозумілим і гранично простим.

Є час працювати, є час відпочивати

Використовуючи у своєму житті тайм менеджмент, не можна забувати про те, що кожна людина має свій біологічний годинник. Вони впливають на те, в який період доби буде найбільшим пік активності. Наприклад, якщо цей час з 6.00 до 10.00 – саме на цей годинник варто запланувати найважливіші справи та завдання.

Керуючись принципами тайм менеджменту, у такому разі можна встигнути виконати максимальну кількість завдань. Оскільки в інший час реакція буде повільнішою, а працездатність – зниженою.

На основі спостережень за своїм біологічним годинником варто також виділяти час для відпочинку. Не варто забувати, що від цього багато в чому залежить наскільки ефективним буде тайм менеджмент. Під час відпочинку ресурси організму відновлюються, і він може краще та швидше впоратися з поставленими перед ним цілями. Якщо ж людина валитиметься від втоми з ніг – якість роботи навряд чи буде гарною.

Завжди залишайте запас часу

Насамперед, варто зазначити, що тайм менеджмент має полегшити життя та навчити використовувати час із користю. Однак це не привід складати настільки завантажені графіки, щоб у них не було жодної вільної хвилини. Щодня потрібно залишати певний запас часу. Адже хоч би яким продуманим був time management, необхідне виконання всіх завдань час точно визначити складно.

Тому, щоб не панікувати з приводу того, що необхідно вже приступати до виконання наступного завдання, краще заздалегідь запланувати трохи більше часу. Навіть якщо ви впораєтеся вчасно - час можна буде використовувати для вирішення менш важливих питань або для відпочинку.

Багато наших сучасників прагнуть гіпер-продуктивності.

Напевно, ви знаєте людей, які снують від завдання до завдання, постійно перевіряють електронну пошту, організовують, кудись телефонують, виконують доручення тощо.

Люди, які це роблять, часто поділяють думку, що «бути постійно зайнятим» означає, що ви наполегливо працюєте і стаєте більш успішним.

Таке переконання може бути справедливим лише до певної міри, і воно часто призводить до безглуздої «продуктивності», тобто до постійної потреби щось робити і до схильності витрачати час на дрібні завдання. Але краще застосувати інший підхід.

Працювати треба розумніше, а не старанніше

Старе прислів'я говорить, що працювати треба розумніше, а не старанніше. Це твердження слід брати за основу при підході до будь-якого роду.

Замість роботизованого підходу до вирішення завдань, необхідно поставити питання, що можна зробити більш раціонально або зовсім виключити зі списку намічених справ.

Ефективно керуючи своїм часом, ви не ставите питання, як можна виконати більше завдань за день, а намагаєтеся спростити і прискорити процес, щоб уникнути перенапруги.

Йдеться про вивільнення місця у вашому житті для відпочинку та приємного проведення часу.

На добу справді достатня кількість годин, щоб зайнятися всім, чого б ви хотіли, але цей час потрібно виявити.

Ми сподіваємося, що цей список із 21 ради підштовхне вас у правильному напрямку.

Пам'ятайте про те, що є незліченні фішки та хитрощі, щоб ефективно планувати свій час. Ми знаходимо ці поради корисними, хоча у вас може бути своя думка з цього приводу.

Нехай цей список стане каталізатором, щоб ви регулярно думали про те, як підвищити результативність власної праці.

1. Головна увага головним вещам.

Найважливіші завдання виконуйте насамперед. Це золоте правилотайм-менеджменту. Щодня визначайте два-три завдання, які перебувають у пріоритеті та виконуйте їх насамперед.

Як тільки ви їх завершите, день уже можна вважати успішним. Переходьте до інших речей або відкладіть решту не наступного дня, адже найважливіші справи ви вже вчинили.

2. Навчіться говорити «ні».

Вирішення великої кількості завдань за обмежений час може навчити вас жонглювати різними проектами та керувати своїм часом. І це чудово.

3. Приділяйте сну принаймні 7-8 годин.

Деякі люди думають, що жертвувати сном це гарний спосібзбільшити продуктивність та звільнити пару додаткових годин на добу. Але це не той випадок.

Більшість з нас потребують 7-8 годин сну, щоб і тіло, і розум функціонували оптимально. Ви це відчуєте, дослухайтеся до свого організму. Не варто недооцінювати значення сну.

4. Повністю сконцентруйтеся на поставленій задачі.

Закрийте всі інші вікна браузера. Покладіть телефон у беззвучному режимі поза увагою. Знайдіть собі тихе місце для роботи або увімкніть музику, якщо вона вам допомагає (мені, наприклад, іноді подобається слухати класичну музикучи звуки природи).

Сконцентруйтеся на одній-єдиній задачі, пориньте в неї. Ніщо інше не повинно існувати у цей момент.

5. Почніть раніше.

Багато хто з нас страждає на синдром «відкладення на потім». Здається, завдання настільки просте, що ви завжди встигнете її виконати і зрештою затягуєте час.

Позбавляйтеся хронічної прокрастинації, оскільки набагато приємніше уникнути перенапруги, заздалегідь виконавши заплановані справи. Це не так складно, достатньо вашої твердої рішучості.

6. Не відволікайтеся на другорядні деталі.

Ми часто затягуємо проекти, надто довго зациклюючись на дрібних деталях. Це притаманно перфекціоністів.

Але набагато ефективніше просуватися вперед, виконати більший обсяг проекту, відкинувши колишнє бажання щось постійно заглиблюватися. Найкраще все виконати, а після завершення переглянути окремі моменти.

7. Перетворюйте на звичку регулярні завдання.

Якщо у вас є регулярні обов'язки (наприклад, написання статей для власного блогу і т.д.), ви можете їх планувати і зробити своєю звичкою. Робіть це щодня і не змінюйте розпорядку, тоді ваш мозок дисциплінується і заняття перетвориться на звичку. Воно стає цілком природним та приємним. Спробуйте!

8. Контролюйте кількість часу, витраченого на ТБ/Інтернет/ігри.

Час, проведений в соцмережах, за іграми або переглядом телевізора може і повинен контролюватись. Спробуйте визначити собі кількість годин, проведених за перерахованими заняттями. Як правило, вони відволікають вас набагато більше, ніж ви хотіли б.

9. Визначайте тимчасовий ліміт для кожного завдання.

Замість того, щоб просто сидіти над проектом із думкою: «я просиджу тут, доки все не виконаю», спробуйте перефразувати: «Я попрацюю над цим завданням три години».

Обмеженість під час підштовхне вас до зосередженості та більшої ефективності, навіть якщо трохи пізніше ви повернетесь та допрацюєте.

10. Залишайте часовий проміжок між завданнями.

Коли ми мчимо від завдання до завдання, нам складно оцінювати свої дії і залишатися зосередженими та мотивованими.

Перерва між справами може стати ковтком свіжого повітря нашого мозку. Ви можете недовго прогулятися, помедитувати або зробити щось інше для розумового розвантаження.

11. Не думайте про тотальність списку ваших справ.

Один із найнадійніших способів розтрощити себе, це подумати про величезність списку справ. Скільки б ви про нього не думали, коротше він не стане.

У конкретний час необхідно зосередитися однією справі. Це одне-єдине завдання. Виконуйте все поетапно. Зберігайте спокій.

12. Фізичні вправи та харчування.

Численні дослідження пов'язують продуктивність праці зі здоровим способом життя. Достатня кількість сну, фізичні вправиі здорове харчуванняпідвищують рівень енергетичного заряду, очищають розум і дають змогу легше зосередитися.

13. Робіть менше.

« Робіть менше» це ще один спосіб сказати « робіть те, що найважливіше». Така тактика знов-таки має на увазі зосередження на найбільш значимих речах.

Зупиніться, визначте першорядність завдань та приділіть їм увагу. Виконайте меншу кількість справ, але вони мають бути пріоритетними та мати велику цінність, ніж решта.

14. Використовуйте вихідні, але не перестарайтеся.

Якщо подумати, ви здивуєтеся, виявивши, наскільки можна зменшити навантаження протягом тижня, трохи попрацювавши у вихідні дні. Лише 2-4 години на день. Ваше дозвілля майже не постраждає.

15. Систематизуйте процес.

Організованість заощадить вам масу часу, і для цього вам не обов'язково ставати найорганізованішою людиною у світі. Систематизувати свою працю зовсім не складно.

Створіть систему для реєстрації документів. Переконайтеся, що всі елементи зберігаються належним чином. Відпишіться від непотрібних розсилок та розвантажте свою електронну пошту. Оптимізуйте, упорядковуйте та раціоналізуйте.

16. Заповнюйте вільний час.

Як правило, кожен має незаповнений час. Це годинник, проведений у залах очікування, у магазинних чергах, у громадському транспорті, на еліптичних тренажерах тощо.
Знайдіть речі, які ви могли б при цьому робити. Найчастіше підійде читання, і не забувайте про аудіокниги, які можна слухати під час очікування.

17. Ізолюйтеся.

Жодних відволікань, жодних виправдань. Іноді єдиний спосіб щось зробити, це закритися у себе в кімнаті. Ізольованість багатьом допомагає.

18. Дотримуйтесь плану дій.

Частково ми про це згадували, але не зайвим буде повторити. Не відхиляйтеся від плану!

Рішуче дотримуйтесь запланованих справ, будьте професіоналом та йдіть до кінця. Тверда воля і непохитність приведуть вас до поставленої мети.

19. Пов'язані завдання виконуйте разом.

Припустимо, що за вихідні вам потрібно зробити два завдання з програмування, написати три есе та зняти два відео. Замість того, щоб починати роботу в спонтанному порядку, визначте групи подібних завдань і виконуйте їх послідовно.

Різні завдання вимагають різного типу мислення, тому є сенс дозволити своєму мозку продовжити виконувати типові завдання, а не перемикатися зайвий разна щось інше.

20. Знаходьте час для тиші.

У сучасному світі багато людей постійно перебувають у русі і не знаходять часу, щоб просто зупинитися. Тим не менш, практика тиші має дивовижний ефект. І дія, і бездіяльність мають відігравати ключову роль у нашому житті.

Найчастіше люди, які приділяють підвищена увагарозвитку своєї кар'єри, стикаються із серйозною проблемою: для всіх службових обов'язків не вистачає і 24 години на добу.

Допомогти впоратися з цим можуть сучасні технології тайм-менеджментуякі дозволяють правильно організувати свій робочий час і тим самим підвищити професійну ефективність.

Тайм-менеджмент – наука про час

Тайм менеджмент(в пер. з англ. - «Управління часом») - наука про методи визначення того, що для людини важливо і на що в першу чергу слід витратити час. Її виникнення відносять до 60-х років ХХ століття.

Тоді країнах Заходу завдяки розвитку бізнесу стрімко прискорився темп життя. Різко зросла навантаження в людей, зайнятих у сфері управління. Вони почали відчувати хронічну нестачу як робочого, і вільного часу. Поступово процес поширився і інші категорії службовців.

Надмірна зайнятість, втрата працездатності та збільшення стресу у багатьох людей призвели до появи нової науки - тайм-менеджменту, в основу якої було покладено не прагнення встигнути все й одразу, а принцип досягнення максимального результату за мінімальний час. Головним інструментом для цього стало планування.

Ефективний план – ставимо цілі

Щоб скласти ефективний план , потрібна мета. З'ясуйте, чого ви хочете досягти, а потім встановлюйте чіткі часові рамки: коли саме ви плануєте досягти бажаного. У тайм-менеджменті виділяються короткострокові та довгострокові цілі. Вони визначаються залежно від терміну реалізації. Якщо перші можуть існувати на папері у вигляді поточного завдання на день, наприклад, подзвонити десяти клієнтам, то другі - на рік і більше вперед, припустимо, просунутися кар'єрними сходами.

За словами Брайана Трейсі, бізнес-консультанта та автора бестселерів щодо підвищення персональної ефективності, якщо вирішення проблеми займає надто багато часу, щоб розібратися з нею зараз, варто розбити її на кілька етапів, а ті, у свою чергу, на підетапи. Кожному з них слід відвести час. Потім складається план, і ви, наслідуючи його, переходитимете від одного завдання до іншого. А те, що ви робите, крок за кроком наближає вас до заповітної мети.

Визначивши вашу довгострокову мету, всі її етапи та підетапи, почніть фіксувати плани на кожен день. Щоб списаний лист був не просто марним переліком справ, варто орієнтувати його на результат. Наприклад, пишіть у списку не «скласти звіт», а «звіт складено», щоб після закінчення процесу можна було поставити поруч із записом жирну галочку. Це сильний мотивуючий засіб. Чітко сформулюйте результат, якого ви хочете досягти під час вирішення завдання.

Принцип Парето – 20 проти 80

Іноді перелік робочих справ настільки великий, що ви ризикуєте не вкластися у стандартні 8 годин. Тому краще розмістити справи у порядку терміновості та важливості. У разі термінових справ рутинну роботу відкладіть. Класики тайм-менеджменту вважають, що більшість людей не досягають кар'єрних висот зовсім не через менші здібності, а тому, що не вміють виділяти головне.

Цю ідею наочно демонструє правило, виведене італійським економістом та соціологом Вільфредо Парето: «20% зусиль дають 80% результату, а решта 80% зусиль – лише 20% результату». Тож рекомендується виділити ті 20% справ, які забезпечують максимальний ефект, і розпочинати свій день із них.

Не забудьте показати керівництву складений план. Навіть якщо ваш керівник не захопиться тайм-менеджментом, як і ви, він буде в курсі, які службові обов'язки, що найбільше горять, ви виконуєте в першу чергу, а які - відкладаєте. Також зможе вплинути на план і допомогти вам визначитися з пріоритетами. Завдяки цьому не виникне неузгодженості у роботі.

Матриця планування Ейзенхауера

Щоб скласти ефективний план своїх цілей та завдань, скористайтеся матрицею планування Дуайта Ейзенхауера, 34 президента США. Він обіймав цю посаду з 1953 по 1961 рік. Вона передбачає чотири варіанти комбінацій за параметрами: термінове, не термінове, важливе, не важливе.

Складіть список цих позначень навпроти кожної справи. І оцініть тимчасові витрати на їх виконання. Відсортуйте справи за ступенем важливості та тримайте таблицю перед очима, щоб зосередитись на головному.

Залишіть «запасний» час

На думку Гліба Архангельського, класика російського тайм-менеджменту, під час планування дня потрібно розраховувати трохи більше 60% часу, а 40% - звані буферні зони - залишати у разі виникнення термінових і непередбачених завдань. Форс-мажор є завжди, це також треба враховувати. І не варто розписувати свій день хвилина на хвилину, такий план все одно не спрацює.

Якщо несподіваних завдань не виникло, займіться виконанням важливих, але не термінових справ. Наприклад, розберіть папери у своєму столі - якщо договори з клієнтами сьогодні вам не потрібні, це не означає, що вони незабаром не стануть у нагоді. Так ви вирішите проблему до того, як вона стане палаючою і вимагатиме вашого часу в самий невідповідний момент.

Ну, а якщо цей підхід не дозволить уникнути форс-мажору (наприклад, у вас виникає потреба вирушити на термінову зустріч, яка займе половину робочого дня), слід:

• Доручити частину запланованих справ іншому співробітнику, якщо у вас є помічники.
• Перенести справи більш пізній термін (повністю чи частково).
• Відхилити завдання.

При складанні плану в першу чергу виділіть «жорсткі» завдання, які повинні здійснюватися в певний час, наприклад зустрічі.

Слідкуйте за тим, щоб вони не були заплановані один за одним, без тимчасового інтервалу. Ваш партнер або клієнт може запізнитися, зустріч - затягнутися, і це потягне за собою усунення всіх інших завдань.

Організація часу керівника

Організація робочого дня для управлінця має свої особливості: це спілкування з підлеглими, постановка завдань, контроль та вирішення конфліктів між співробітниками.

Серед цього хаосу необхідно зосередитися на проблемах і вирішувати їх ефективно. Класики тайм-менеджменту з цього приводу дають чотири поради:

• Не призначайте на день понад чотири зустрічі, інакше ви навряд чи зможете діяти ефективно.
• Делегуйте повноваження: якщо ви виконуєте роботу, яку міг би зробити співробітник вашого відділу, і його час часу коштує дешевше, ніж ваш, - значить, ви даремно витрачаєте гроші компанії.
• Встановіть щотижневий годинник прийому підлеглих - політика відкритих дверей відучує співробітників від самостійності та веде до нерозумної витрати часу.
• При плануванні робочого дня створіть умови для того, щоб зосередитися на проблемі, що вирішується хоча б протягом двох-трьох годин.

Метод обмеженого хаосу

За реалізації плану з короткостроковими цілями, зазвичай, проблем немає. А ось із тривалими можуть виникнути складнощі, особливо якщо таких проектів декілька. Важко пам'ятати безліч деталей. Водночас регулярна робота над дрібницями забирає час і не дає зосередитися на головному. Вихід - метод обмеженого хаосу, описаний в однойменній книзі Гліба Архангельського.

Для кожного проекту заведіть окрему папку і поміщайте туди всі матеріали, що стосуються теми. Періодично згадуйте про них та переглядайте. Носіть із собою маленький блокнот для запису думок. А потім розподіляйте записи папок. Коли настане час обробити матеріали, у вас уже буде кілька добрих ідейчи рішень.

Для дуже складних та довгих проектів, коли майбутня робота психологічно придушує вас своїми масштабами, ефективний метод «швейцарського сиру».

Він заснований на тому, що до справи потрібно починати поступово, проробляючи в задачі «дірки» на кшталт тих, що видно на зрізі швейцарського сиру. Таким чином, ви почнете відчувати рух вперед, з'явиться мотивація продовжувати вирішення завдання до отримання необхідного результату.

Контроль управління часом

Усі перелічені вище функції тайм-менеджментубудуть менш ефективними, а то й проводити контроль.

Він охоплює три завдання:

• Осмислення фізичного та емоційного стану.
• Порівняння запланованого із результатом.
• У разі потреби коригування плану.
• Ця проста процедура допоможе краще зрозуміти, чого вам вдалося досягти і які кроки варто зробити для кращої організації робочого часу.

«Бережіть час: це тканина, з якої зроблено життя».

С. Річардсон

До дисципліни нас привчають з дитинства, і дотримуватися певних обмежень так чи інакше ми змушені все життя. Їжа та сон за розпорядком дня, заняття за розкладом, робота та відпочинок у відведений час. Ми легко підкоряємося чужим правилам гри, по суті допомагаючи комусь іншому досягти його мети. Але коли мова заходить про самодисципліну, багато хто не готовий відмовитися навіть від маленьких слабкостей, на зразок звички поспати зайві 10 хвилин вранці.

Вміння обмежувати себе задля досягнення певних цілей- Найцінніший досвід, володіють яким мало хто. Але лише вони, зрештою, досягають успіху. Відомі політики, бізнесмени, актори свій шлях до слави пройшли лише завдяки щоденній праці заради своєї мети. Здібності, талант, навіть геніальність це лише один відсоток успіху, решта дев'яносто дев'ять це наполеглива робота.

Самодисципліна – перший крок до особистої свободи

Управління часом – основна складова системи особистої ефективності для будь-кого амбітної людини. Не важливо, яка мета переслідується: схуднути, отримати червоний диплом, розпочати свій бізнес... жодна з цих справ неможлива без навичок самоорганізації. Тайм-менеджмент – це практичне керівництво до дії, завдяки якому можна визначити власні життєві пріоритети, створити своє бачення успіху. Розробка дієвих мотивацій дозволяє непросто берегти час, а розвиватися як особистості. Самодисципліна – життя за суворими правилами, які людина встановлює для себе, у своїх власних інтересах. Такі жорсткі рамки, як не дивно, не обмежують особистість. Навпаки, це єдиний шлях до справжньої свободи.

Тайм – менеджмент це найкращий інструмент самовдосконалення. Насамперед планування вчить контролю над зовнішніми подіями, оточенням, часом і простором. Отримані в результаті роботи над собою навички самоконтролю дозволяють керувати власними почуттями, миттєвими бажаннями, поганими звичками. А володіння це ознака сильної, вольової натури. Розвиток навичок концентрації дозволяє досягати вищих результатів у роботі, витрачаючи при цьому менше зусиль. Таким чином, звільняється час для вдосконалення інтелектуального та духовного. А хіба не в цьому полягає сенс людського життя?

Навички самодисципліни не набуваються за короткий строк. Більше того, розвинути їх у собі можна лише постійним тренуванням сили волі. Те саме стосується системи тайм-менеджменту. Той, хто хоче досягти успіху в житті, просто повинен ставитись до часу дбайливо.

7 найпопулярніших технік тайм-менеджменту

«Якби я мав 9 годин на те, щоб зрубати сосну, я витратив би 6 годин на те, щоб заточити сокиру».

Авраам Лінкольн

Для ефективного використання часу існує багато методик. Пропонуємо до вашої уваги найпопулярніші прийоми, без яких не обходиться жодна система тайм-менеджменту.

Матриця Ейзенхауера

Техніка отримала свою назву на честь Президента США Д.Ейзенхауера, який усі завдання, які перед ним стояли, ділив на 4 категорії, керуючись їхньою терміновістю та важливістю.

На підставі цього, справи розташовувалися в осередках найпростішої матриці наступним чином:

• Категорія А - термінові та важливі, які мають бути вирішені негайно;
• Категорія Б - рішення їх можна відкласти на певний термін, але зволікати з ними не варто;
• Категорія В – завдання, виконання яких цілком можна делегувати третім особам;
• Категорія Г - справи, які краще відразу відправити в кошик, оскільки вони не варті витраченого часу та зусиль.

На думку фахівців, помилкою більшості людей є неправильне розміщення пріоритетів. Вони охочіше беруться до виконання завдань двох останніх категорій, оскільки зробити ці справи набагато простіше. Швидкі результати сприяють виробленню неправильної оцінки особистої ефективності. Насправді виходить, що людина витрачає зусилля на заняття другоряднізалишаючи за бортом те, що дійсно важливо.

Техніка "Хронометражу"

Врахування часу співробітників з метою підвищення трудової дисциплінивикористовується не один десяток років. Програми автоматизації та обліку фіксують своєчасний прихід та догляд, тривалість робочого дня співробітника. Але сучасні технологіїпішли ще далі. Сьогодні можна не просто дізнатися, чи є людина на робочому місці, а й перевірити чим вона займається.

Подібних систем контролю на сьогоднішній день розроблено кілька сотень. Програми здатні реєструвати автоматично: відсутність через хворобу, відрядження, відпустку, відгули, роботу за гнучким графіком. Система враховує тривалість обідньої перерви, невчасний догляд чи запізнення, прогули.

При всій своїй досконалості, модулі обліку робочого часу здійснюють лише поверхневий хронометраж, тоді як шпигунські програми на кшталт Maxapt QuickEye допомагають відстежити роботу за комп'ютером. З їхньою допомогою керівник одразу зрозуміє, що Марія Іванівна з бухгалтерії зайнята не роботою над звітом, а спілкуванням на сайті «Однокласники». Звичайно, скласти щохвилини з урахуванням перекурів, чаювання, задушевної балаканини іншого «сміттєвого часу» навіть за допомогою таких програм не вдасться, але найчастіше ніякої необхідності в цьому немає.

Метод Парето

Закон Вільфредо Парето говорить: «20% витрачених зусиль забезпечують 80% результату, тоді як решта 80% приносить лише 20% результату».Можна трактувати його й інакше: «20% працівників приносять фірмі 80% прибутку». Простіше кажучи, ефективно працює лише 1/5 частина колективу. Коефіцієнт корисної діїПереважна більшість трудівників дуже низька. Їхня робота просто імітація бурхливої ​​діяльності. Якщо направити цю енергію у потрібне русло, загальна продуктивність значно збільшиться.

Метод Парето у тому, щоб вичленувати з усієї маси 20% основних справ і зосередиться ними. Рішення про те, що вважати важливим, а що другорядним, у кожному випадку буде індивідуальним. Розбити справи на категорії дозволяє матриця Ейзенхауера або метод АВС-аналізу, який найчастіше використовують у комбінації із методом Парето. АВС-аналіз найпростіший спосібпровести градацію справ за рівнем їхньої важливості на даний момент.

АВС - аналіз

Даний метод вважається найбільш продуктивним та наочним способом сортування справ. Він дозволяє відсіяти все зайве, зосередиться на досягненні основних цілей. Згідно з цим методом, всі справи розбиваються за категоріями:

• Вищий пріоритет має група А, це справи важливі та термінові. Такі завдання підлягають обов'язковому вирішенню якнайшвидше. Внесок цих справ у досягнення кінцевої мети 65%, хоча їх виконання піде лише 15% часу. Тобто за мінімальний термін буде виконано більше половини усієї роботи.
• До групи В ставляться справи не термінові, але необхідних виконання. Вирішення таких завдань можна доручити третім особам. Важливо контролювати час виконання, оскільки відносини групи У мають тенденцію переходити до категорії А за порушення термінів.
• Група С – завдання які прийнято називати «офісною текучкою». Саме на них витрачається левова частка робочого часу персоналу та керівника. Хоча зі складанням звітів, закупівлею канцтоварів та іншою рутинною роботою легко впорається людина з низькою кваліфікацією.

Самостійна організація робочого часу

Самоменеджмент, мабуть, найрезультативніша з усіх тактик управління часом. Вона застосовна як до окремо взятому суб'єкту, і до колективу загалом. Досягти того, щоб працівник працював результативно, дозволяє система матеріальних заохочень та покарань. Говорячи доступною мовою, штрафи чи преміїнепогано стимулюють індивіда до виконання поставленого перед ним завдання. Слід зазначити, що сам працівник також має бути зацікавлений у грамотній організації робочого процесу.

Найважливішою метою самого менеджменту є максимальна реалізація потенціалу кожної людини в роботі, творчості, особистому житті. Використання цього методу дає такі переваги:

• Час та зусилля на виконання робочих завдань скорочується;
• Підвищується продуктивність;
• Усуваються приводи для стресів, авралів, поспіху;
• Збільшується моральна задоволеність трудовою діяльністю;
• Підвищується кваліфікація, з'являється стимул до особистісного зростання.

Самоменеджмент починається з аналізу стилю роботи, що включає повну інвентаризацію часу. Він дозволяє виявити сильні та слабкі сторониорганізації трудового процесу, скоригувати їх у потрібному напрямку. Опис усіх видів діяльності включає:

1. Основні робочі завдання;
2. «Перешкоди» або вимушені перерви, так званий «сміттєвий час».

Причинами нераціонального витрачання часу можуть бути особистісні фактори, такі як неорганізованість, недбале ставлення до трудовим обов'язкам, відсутність самодисципліни, прагнення все робити швидко, поспіхом. Втім, зайве прагнення, бажання звалити він усі справи разом теж рідко дає позитивний результат.

Відомий американський бізнес-тренер Ден Кеннеді вважає, що телефонні дзвінки, незаплановані відвідувачі, що затягнулися наради - найзлісніші поглиначі часу для керівника. По можливості вони повинні бути усунені або зведені до мінімуму.

Метод «Помідора»

Ця тактична методика зі смішною назвою була вигадана у 80-ті роки минулого століття італійцем Франческо Чирілло. Будучи одним із студентів, молодий чоловік вирішив почати роботу над собою з метою підтягнути успішність. Провівши докладний «розбір польотів», він усвідомив, що ніяк не може зосередитися на навчанні, відволікаючись на дрібні справи. Тоді Франческо приніс із кухні таймер у вигляді томату, встановив його перед собою і засік час занять.

Практичним шляхом було виявлено, що зосереджено вивчати науку він може протягом 25 хвилин. За цей період студент жодного разу не відволікався від книги. Надалі було ухвалено рішення розбити весь час, відведений на заняття з блоків. В півгодинний інтервал входив час максимальної концентрації - 25 хвилин, а також час відпочинку, який відводиться саме на ті дрібні справи. Метод «помідора» набув сьогодні широкого поширення завдяки своїй простоті, доступності та ефективності.