Трудова книжка – це офіційний документ, який підтверджує трудовий стажлюдини. Вона містить інформацію про поточний та попередніх місцяхроботи. Необхідність наявності цього документа полягає в інформуванні нового роботодавця про трудовий досвід, а також підрахунку трудового стажу.

Правила заповнення трудових книжок єдині всім. Розглянемо їх.

загальні положення

Якщо ви вперше влаштовуєтеся на роботу, то трудову можна придбати у спеціалізованих кіосках преси. Її форму затверджено постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 року № 225 і кардинально не змінювалася.

Незаповнену книжку подають (або заводять) за першого офіційного працевлаштування. У ній відсутні записи, тому перший наймач має зробити перші записи.

У співпраці з роботодавцем за цивільно-правовою угодою наявність та заповнення трудової книги не потрібна.

Трудову під час роботи залишають у компанії та не передають на руки співробітнику до моменту його офіційного звільнення. Правила ведення трудових книжок – це:

1. постанову Уряду РФ від 16.04.2003 № 225;
2. постанову Мінпраці Росії від 10.10.2003 №69.

Вони говорять, що всі зміни в кар'єрі (зростання та зниження) фіксують у письмовому виглядіспеціаліст з роботи з персоналом або голова підприємства, де офіційно зареєстрований співробітник.

За нашою інформацією, глобального перегляду правил заповнення трудових книжок у 2018 році не буде. Звичайно, продовжують ходити чутки про їх скасування, проте це лише віддалена перспектива.

Як робити записи

До книжки заносять усі зміни щодо посадового становищаспівробітника, включаючи підвищення у категорії ( кар'єрний ріст), отримані нагороди, перекази до іншого структурного підрозділу тощо.

Усі записи роблять виключно російською мовою. Дубляж запису на іноземною мовоюможна проводити лише у випадку, якщо роботодавець зареєстрований у національній республіці РФ, де паралельно діє своя мова.

Крім того, правила оформлення трудової книжки зобов'язують проводити всі записи у суворому дотриманні правил російської мови. З урахуванням оформлення чисел, даних та нумерації, прийнятих в офіційному документообігу.

Як вказувати відомості про працівника

Перший роботодавець має заповнити основні дані про майбутнього співробітника:

• ім'я по батькові прізвище;
• день народження;
• яка освіта;
• професія.

Цю інформацію організація бере безпосередньо з оригіналів чи нотаріальних копій наданих особистих документів – паспорта, диплома та ін. Правила внесення запису до трудової книжки зобов'язують фіксувати кожну нову позицію підписами роботодавця та співробітника. Після внесення всіх даних та перевірки інформації трудову зберігають у кадровому відділі компанії.

Важливе доповнення: якщо людина змінить у процесі роботи деякі особисті дані (наприклад, прізвище та/або ім'я), то вони повинні бути одразу оновлені та трудовій книжціза поточним місцем роботи.

Більше того: такі відомості, як кваліфікація або рівень освіти, також мають бути доповнені у разі їх оновлення. Наприклад, коли при взятті на роботу людина мала вищу незакінчену, а в процесі отримала диплом про вищу освіту.

Як заповнювати відомості про роботу

Основним розділом книги є «Відомості про роботу». Правила ведення та зберігання трудових книжок регулюють процес заповнення всіх необхідних даних.

Одного запису про місце роботи працівника буде недостатньо. За чинними нормами компанія повинна вказувати дату початку роботи, посаду та фіксувати наступні можливі зміни (наприклад, переклад).

Загалом у цьому розділі – чотири графи, які підлягають заповненню (див. таблицю).

Важливе доповнення: у разі проходження військової строкової служби перед пристроєм на роботу ці дані наймач вказує перед записами від своєї організації загальному порядку. Правила ведення трудових книжок у РФ у 2018 році зобов'язують документально підтверджувати всі кар'єрні події, включаючи проходження військової служби. При цьому документом-підтвердженням є номер військового квитка.

Згідно з правилами заповнення трудових книжок у 2018 році, якщо працівник має роботу за сумісництвом, то це також можна вказувати у книжці. Причому сам документ не забирають із основного місця роботи. Інформацію про паралельне працевлаштування вносить той роботодавець, у якого закону лежить трудова книжка. Для цього не основне місце роботи має окремим документом зафіксувати всю необхідну інформацію, підтверджуючи це підписами та печаткою (за її наявності).

Ще один розділ трудової книжки - "Відомості про нагородження". Його оформляють у порядку, описаному вище. Він також складається з чотирьох граф, порядок заповнення яких аналогічний основним відомостям про роботу.

Сюди вписують інформацію про отримані грамоти, нагороди (в т. ч. та державні), звання.

Особливості записів про звільнення

Випадок звільнення з основного місця роботи вносять у трудову книжку окремою подією. Правила заповнення та зберігання трудових книжок зобов'язують основного роботодавця вписувати необхідні дані щодо причини звільнення. При цьому заповнюють також усі чотири графи. На підставу звільнення - третя.

Найважливіше тут – точна підстава звільнення відповідно до конкретної норми Трудового кодексу. В основному це стаття 77 ТК РФ і деякі інші норми.

Якщо причиною звільнення з компанії стали поважні події, за якими законодавчо людина може розраховувати на підтримку з боку держави, це теж відображають у книжці (наприклад, звільнення для нагляду за дитиною).

Важливі нюанси

У разі внесення невірних даних або граматичних помилок, перекреслення неприпустиме. У цьому випадку цей запис вважають недійсним. Так і пишуть:

Слід зробити аналогічну повторну з позначкою, що дані вірні та відповідають дійсності

Врахуйте, що правила заповнення трудових книжок зобов'язують вносити корективи у разі можливої ​​зміни:

• назви компанії (вкл. Правову форму);
• типу друку (використання різних у одній книжці – неприпустимо!).

До речі, остання змінадо правил ведення трудових книжок торкнулося саме печатки. З 27 листопада 2016 року остаточно скасовано обов'язок проставляти друк, якщо в організації його немає в принципі.

Якщо трудова закінчилася і місця для заповнення не залишилося, то не потрібно заводити нову. Слід лише вшити нову вкладку, яку заповнюють потім за стандартними правилами. Обов'язковою умовоює саме вшивання вкладиша будь-яким типом ниток. Виглядає він завжди так:

Офіційне оформлення трудової книжки можливе до досягнення співробітником повноліття.

Згідно з правилами зберігання трудових книжок – це бланки. суворої звітності. За ними потрібний особливий нагляд. Для цього затверджено спеціальний регістр. Ознайомитись з ним та .

А безпосередньо зберігати їх потрібно, поки що сам колишній працівникабо його близькі родичі не заберуть його трудову.

Алгоритм заповнення та коригування особистих документів співробітників відображено у законі. У статті розберемо, за які записи у трудовій книжці не буде наслідків.

З цієї статті ви дізнаєтесь

Правила оформлення трудової книжки прийому працювати

Трудова книжка - основний документ о. Записи в ньому робіть під час роботи співробітників у компанії, але уважно перевіряйте вже внесену інформацію під час працевлаштування. Вписуйте відомості про прийом, переклади, отримання нових професій, звільнення. Якщо людині підвищили кваліфікацію, нагородили за успіхи у роботі, зробіть відмітку у документі.

Інформацію вносите виходячи з наказу директора. Слідкуйте, щоб вона дублювала текст наказу. Це випливає із 10 пункту Правил, затверджених постановою Уряду від 16 квітня 2003 року за № 225.

Ведіть особисті документи на кожну людину, яка працює в компанії понад п'ять днів. Але враховуйте, що робота для співробітника має бути основною, а не сумісництвом (ч. 3 ст. 66 ТК). Дізнайтесь про те, від експертів «Системи кадрів».

Зверніть увагу!Не просіть від співробітника написати заяву, на підставі якої записуються в трудову. Воно потрібне лише у випадках, коли документ втрачено або потрібно завести новий.

Перш ніж робити записи у трудовій книжці, вивчіть нормативну базу:

• Постанова Уряду за №225 - правила ведення, зберігання трудових.
• Постанова Міністерства Праці за №69 - вимоги до заповнення документів, що фіксують діяльність.
• Трудовий кодекс: ст. 66 ст. 192-193 ст. 83.
• Ст. 5.27 КпАП - наслідки недотримання законодавства щодо обліку, ведення та зберігання книжок.

Порада від редакції:Якщо ви сумніваєтеся, як правильно оформляти вкладиші в них та інші особисті документи співробітників, пройдіть курс у напрямку «». Ви дізнаєтесь багато актуальної інформації, яка полегшить повсякденну роботу. Після навчання буде видано диплом, що підтверджує кваліфікацію.

Як робити записи у трудовій книжці: зразок заповнення титульного листа

Якщо потрібно зробити запис у трудовій книжці співробітника, але це перше місце роботи, заведіть новий документ. Заповніть розділи для внесення особистих даних. Перевірте правильність написання інформації. При виявленні помилок документ підлягає знищенню, але за умови, що він не має інших записів, і заводиться новий бланк. При заповненні бланків дотримуйтесь Інструкції, затвердженої постановою Мінпраці від 10 жовтня 2003 року за №69.

Якщо завели нову, заповнюйте її з титульного листа. Впишіть інформацію про працівника. Вкажіть прізвище, ім'я, по батькові та дату народження. Зробіть записи на підставі паспорта. Заповніть відомості про освіту за документом: посвідчення, атестат або диплом (п. 2.1 Інструкції за № 69).

Вкажіть професію або спеціальність (п. 9 Правил за № 225). Напишіть дату, коли заповнили титульна сторінка. Попросіть працівника поставити підпис. Обов'язково завірте документ підписом. Якщо компанія використовує друк, поставте її (п. 2.2 Інструкції № 69).

Практична ситуація

за загальному правилу, роботодавці продовжують вести пред'явлену трудову книжку (). Якщо фахівець вступає на роботу вперше, трудову заводить роботодавець. Організація має право набувати бланки документа лише за договором з офіційними розповсюджувачами (п. , Порядку, затв.).

Зразок запису до трудової книжки про прийом на роботу

Спосіб внесення запису до трудової книжки про прийом на роботу до філії

Філії мають право укладати трудові договори, якщо директори наділені повноваженнями щодо доручення (ч. 4 ст. 20 ТК). Але роботодавцем за договором все одно вважається головна компанія. Запис про прийом на роботу до філії вкажіть в основному розділі третьої графи у відомостях про працевлаштування: «Прийнято на посаду бухгалтера до Володимирської філії».

Роблячи запис у трудовий прийом, правильно пишіть найменування філії. Вказуйте номер, якщо він є. Спирайтеся на , щоб не допустити помилок. Дізнайтеся, . У «Системі Кадри» ви знайдете алгоритм дій, який допоможе уникнути питань з боку органів контролю та співробітників.

Як робити запис у трудовий прийом на роботу директора?

Порядок заповнення «Довідок роботи» має особливості. Першу та другу графу заповнюйте як завжди. У третій внесіть наступний запис «Обрано на посаду генерального директора». А у четвертій відобразіть один із документів: наказ про вступ на посаду (п. 3.1 Інструкції за № 69); протокол загальних зборів учасників про обрання директора (лист Роструда від 22 вересня 2010 року за № 2894-6-1).

Робіть директора лише після того, як перевірите його у реєстрі. Не беріть на роботу дискваліфікованих осіб, яким заборонено очолювати організацію. В іншому випадку вам доведеться вносити запис про звільнення, оскільки людина не має права приступати до виконання посадових обов'язків.

У деяких випадках виникають складнощі з оформленням документів і в них, якщо на посаду генерального директора обирають одну й ту саму людину кілька разів поспіль. Експерти «Системи Кадри» розкажуть, .

Вносите записи до трудової книжки протягом тижня. Ведіть звіт із дня видання наказу. Під час звільнення працівника зробіть позначку в особистому документі в останній робочий день. Дотримуйтесь вимог закону, відстежуйте зміни до нормативної бази. Намагайтеся уникати помилок, щоб у співробітників не виникало складнощів при оформленні пенсій, допомог та інших пільг.

Якщо зробити запис у трудовій книжці про звільнення неправильно, працівник залишиться без пенсії. Якщо ви прийняли співробітника на основну роботу в 2019 році, ви зобов'язані робити записи до трудової книжки про прийом та звільнення. Причому при прийомі на роботу ви робите для всіх співробітників аналогічні записи.

Вказуєте назву посади, дату та реквізити наказу. А при звільненні запису у трудовій книжці залежатиме від причини звільнення. Тому докладно розповімо, як зробити запис у трудовій книжці про звільнення. Зразок 2019 буде запропоновано далі.

Трудовики почали штрафувати за помилки у трудових книжках. Журнал "Спрощенка" з'ясував, як правильно заповнити трудові книжки:

Як робити запис про звільнення за власним бажанням

Записи в трудовій книжці про звільнення у 2019 році ви робите в такому порядку (п. 5.2 Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затвердженої постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 № 69). У графі 1 встановіть порядковий номер запису.

У графі 2 буде дата звільнення, тобто припинення договору. При цьому датою припинення трудового договорубуде останній день роботи працівника.

У графі 3 вкажіть причину звільнення. Ви докладно розписуєте причину звільнення та ставите статтю Трудового кодексу, на підставі якого трудовий договір припинено. Стаття 77 ТК РФ - це стаття звільнення з власним бажанням, запис у трудовий включатиме вказівку на пункт 3 частини першої статті 77 ТК.

А у графі 4 поставте реквізити документа, на підставі якого ви зробили запис про звільнення. Це буде наказ чи розпорядження за підписом директора про припинення трудового договору.

Щоб звільнити працівника за власним бажанням, від нього має бути заява. Справа в тому, що звичайний співробітник, який хоче звільнитися, зобов'язаний попередити роботодавця не менш як за два тижні (ст. 80 ТК РФ). Для керівника цей термін – місяць, а для працівника на випробувальному терміні- 3 дні. Але якщо керівництво не проти, можна розірвати трудовий договір і за встановлений термін.

Так от, якщо працівник написав заяву, пройшов встановлений термін, ви оформили наказ, можна вносити запис до трудової книжки при звільненні за власним бажанням. 2019 рік – не виняток, записи у трудовій книжці ви робите в тому самому порядку, що й у попередні роки.

Наведемо приклад, як виглядає запис у трудовій книжці.

Зразок запису про звільнення за власним бажанням

Звільнення оформляється у суворій відповідності до ТК РФ. У цьому слід написати, виходячи з якої статті ТК РФ звільнено працівника. Якщо припуститися помилки тут, то працівник може оскаржити звільнення в суді. Не можна скорочувати напис.

Формулювання має бути таке: Трудовий договір розірвано за ініціативою працівника, пункт 3 частини 1 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації.

Нижче цього напису ставиться підпис кадровика та підпис працівника.

Якщо звільняє ІП, то трудовій книжці ставиться найменування ІП (ІП А.С. Петров) і підпис.

Зверніть увагу, що при звільненні в книжці ставиться підпис кадровика та працівника.

Звільнення у зв'язку із скороченням штату.Для звільнення зі скорочення штату формулювання має бути таким: Звільнено у зв'язку із скороченням штату працівників організації, пункт 2 частини 1 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації

Заповнення трудових книжок у 2019 році регулюється такими нормативними документами:

У цьому слід пам'ятати, що зазначена нормативка — це рекомендації до виконання, а чітко написані норми, якими затверджено зразок трудової книжки, і невиконання яких переслідується по .

Заповнюємо титульний лист

Титульний бланк трудової книжки заповнюється у двох випадках:

• перше працевлаштування;
• оформлення дубліката.

Зразок нової трудової книжки затверджено і з того часу не змінювався.

Вся інформація про власника трудової вноситься чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору. При заповненні необхідно вказати:

• П.І.Б.;
• дату народження (ДД.ММ.РРРР);
• освіта та спеціальність;
• професію.

Інформація вноситься виходячи з наданих працівником документів: як там написано, і пишем. Жодні записи «за словами» працівника не пишуться і не вносяться. Текст має бути написаний акуратно, розбірливим почерком. Не допускаються помилки та помилки. Дати вносяться арабськими цифрами. Про всяк випадок нагадаємо, які документи працівник повинен вам надати під час укладання трудового договору:

• про освіту (якщо робота потребує спеціальних знань, умінь та навичок);
• про військовий облік (якщо особа військовозобов'язана);
• СНІЛЗ (якщо відсутня – роботодавець оформлює цей документ сам);
• паспорт.

Трудова не вказана у списку, хоч це й обов'язковий документ, але ми про нього пишемо. Зразок оформлення трудової книжки 2019 ви зможете побачити нижче.

Все, що записано на титульному аркуші, засвідчується підписом фахівця, відповідального за заповнення, ведення та зберігання трудових книжок. Тут треба сказати кілька слів. У будь-якій організації, незалежно від форми власності та напряму діяльності, на одного з працівників буде покладено відповідальність щодо оформлення та зберігання трудових книжок у рамках організації (докладніше див. пункт 45 правил, затверджених ). Хто це буде — кадровик, бухгалтер, працівник іншої служби чи сам директор — не має значення. Важливо, щоб така людина була призначена наказом, який має таку саму назву - про затвердження відповідальної особиза заповнення та зберігання трудових книжок та вкладишів до них. Ще нюанс: доцільніше призначити двох працівників на цей напрямок, бо якщо працівник один, він може і захворіти і у відпустку піти, а другий якраз його на цей час підстрахує.

Після того як кадровик внесе необхідні відомості, власник документа у спеціально відведеному рядку розписується на знак згоди з тим, що всі дані внесені правильно. Якщо були допущені помилки, такий документ визнається недійсним і підлягає знищенню, а власнику трудової книжки виписується новий бланк (за рахунок організації).

Заповнений титульний лист трудової книжки 2019 виглядає так:

А як бути в ситуаціях, коли працівник змінює свої персональні дані? Не викидати ж книжку... Так, цього робити не потрібно, для цього випадку законодавством передбачена можливість внесення змін: старі дані працівника на титульній сторінці ми акуратно закреслюємо (йдеться про П.І.Б.), а на розвороті трудовий акуратно пишемо нові відомості. Завіряємо цей запис своїм підписом із розшифровкою (якщо є друк, його теж ставимо). Детальніше, як заповнювати трудову книжку 2019 року в даному випадку, написано в розділ IIIправил, затверджених . Необхідно пам'ятати і, що виправлення записів на титульному аркуші й інших розділах трудовий здійснюється різними способами.

Заповнюємо розділ «Відомості про роботу»

Після того, як титульний лист заповнений, переходимо до розділу «Відомості про роботу». Тут фіксується:

• Найменування компанії;
• число, місяць, рік запису;
• сам факт прийому працювати;
• пересування посадами;
• переклади (на постійній основі);
• сумісництво (за бажанням працівника за основним місцем роботи);
• причини розірвання трудового договору

Записи у трудовій книжці 2019 року вносяться на підставі наказу, що його видає керівник організації. Реквізити документа зазначаються у відведеній для цього графі. Запис слід внести протягом 7 днів з дня видання розпорядження (при прийомі, перекладах, підвищеннях тощо, при звільненні запису вносяться, як правило, в останній робочий день, див. пункт 10 Правил, затверджених). Іноді фахівці плутають терміни п'ять та сім днів. П'ять днів — це термін, після якого роботодавець зобов'язаний завести свого працівника трудову книжку (п. 3 Правил). Кожен запис відповідає свій порядковий номер. Не нумеруються лише заголовки у розділі «Інформація про роботу».

Зразок заповнення трудової книжки (2019)

Правила заповнення трудової книжки (2019)

Порядок внесення інформації до цього розділу наступний:

1. У графу «Відомості про роботу» (по суті, вона третя) вписуються дані про підприємство-роботодавця (без скорочень).
2. У першій графі № запису присвоюється порядковий номер.
3. У другій графі «Дата» (ДД.ММ.РРРР) вказується дата (згідно з наказом або фактичним допуском до роботи).
4. До третьої графи вносяться дані про прийом на роботу із зазначенням посади (як у трудовому договорі).
5. У четвертому розділі зазначаються реквізити наказу чи іншого нормативного акта прийому працювати.

Коли настає час, люди йдуть з організації з різних причин. Відомості про припинення робочих відносин заносяться сюди наступним записом. Зразок, як правильно заповнити трудову книжку в даному випадку, можна переглянути нижче.

Як внести запис про звільнення

Відповідно до наказу наймача, до трудової вноситься запис (саме у вигляді, що є у наказі, без скорочень). Вказується підстава звільнення (ст. 77 ТК РФ), наприклад: «Звільнено за власним бажанням, пункт 3 частини 1 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації». Приклад заповнення трудової книжки з цієї підстави представлений трохи нижче.

Якщо розірвання трудових відносинмає інші причини, наприклад втрата довіри, то посилання на статтю зміниться, запис буде наступного змісту: «Трудовий договір розірваний у зв'язку зі вчиненням винних дій працівником, який безпосередньо обслуговує товарні цінності, що дають підставу для втрати довіри до нього з боку роботодавця, пункт 7 частини 1 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації». Незалежно від причини звільнення працівника знайомлять із цим записом і видають бланк документа на руки.

Запис засвідчується підписом керівника (або уповноваженої особи) з розшифровкою, ставиться печатка підприємства (за умови, що вона є). На знак ознайомлення із записом працівник також ставить у бланку свій підпис, вказує прізвище та ініціали. Розшифровка підпису - важливий момент, оскільки прізвище має співпадати із зазначеними на титульнику даними. Після цього працівник розписується у книзі (деякі називають її журналом) обліку руху трудових та вкладишів до них.

Правильне заповнення трудової книжки (2019) є виключно важливим, особливо у світлі останніх реформ пенсійного законодавства. ПФР не прийме в роботу документи, оформлені неправильно або просто не зарахує період роботи людини, оформленої з помилками. Коли ми всі вийдемо на пенсію, і не хочеться цей час витрачати на виправлення чужих помилок.

Трудова книжка, заповнення, не обмежується заповненням титульного листа та розділу про роботу, трудова містить ще один розділ – відомості про нагородження та заохочення.

Вносимо запис про заохочення та нагородження

Професійні заслуги співробітника, нагороди та заохочення за хороша працятакож вносяться до трудової книжки (відомості про стягнення не заносяться). Усі нові дані вписуються виходячи з наказу роботодавця. Алгоритм записів той самий, що у разі прийому працювати, зразок і правила заповнення трудової книжки можна побачити вище.

Вкладиш у трудову книжку

Вкладиш заводиться і вшивається в трудову, коли місця в основному документ про стаж не залишається і нові відомості вписувати вже нікуди. Форму вкладиша затверджено. Виглядає він так:

З важливого, що треба знати про вкладку:

• він повинен бути вшитий (прямо нитками, яким чином – неважливо, важливо щоб був прикріплений);
• при заповненні вкладиша персональні дані у ньому мають збігатися з даними, що вказані на титульнику трудовому;
• номер вкладиша вписується у книгу обліку руху трудових;
• решта заповнення ідентично трудовий.

Для Республіки Крим порядок внесення записів аналогічний, зразок, як заповнити трудову книжку РК (2019), можна дивитись у нашому тексті.

Чи обов'язково сьогодні застосовувати інструкцію Мінпраці щодо заповнення трудової книжки? Так, адже трудова книжка – власне документ суворої звітності. Всі дії з цим документом потрібно робити, дотримуючись інструкцій щодо заповнення трудової книжки. Нюанси ведення трудових книжок у 2019 році розберемо у статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Завантажте документи на тему:

НЕ пропустіть: головний матеріалмісяця від провідних фахівців Мінпраці та Роструду

Енциклопедиція з оформлення трудових книжок під ключ від Системи Кадри.

Трудова книжка – основний документ, що підтверджує трудову діяльність

Сьогодні при оформленні працівнику видається трудова книжка, зразок якої було затверджено у 2003 році. Він оформлений з урахуванням політичних змін - герб СРСР на ній замінений гербом Росії. Новий бланк має підвищений ступінь захисту від фальсифікацій:

• листи, у кількості 44, скріплені спеціальним швом;
• для виготовлення використовується спеціальний папір із водяними знаками;
• в ультрафіолетовому світлі на аркушах проявляється напис "Трудова книжка".

Поступово трудова книжка втрачає своє значення. Це пояснюється тим, що при розрахунку допомоги по лікарняним листамі для призначення пенсії вже використовується страховий стаж. Відомості про цей стаж містяться у базах даних Фонду соціального страхування та Пенсійного фонду РФ. Стаж трудової діяльності, крім того, може бути підтверджений копіями наказів роботодавців про прийняття на роботу та звільнення.

З переходом на цифрову економіку та електронний документообіг трудові книжки на паперових носіях швидше за все будуть скасовано. Але в будь-якому випадку, навіть коли рішення про це буде прийнято на рівні закону, цей документ матиме ходіння у паперовому вигляді протягом якогось перехідного періоду. Тому заповнювати їх потрібно з тими правилами, які були встановлені раніше.

Порядок внесення запису про прийом на роботу

Усі відомості про роботу, тобто прийом, переклад, звільнення, вносять у відповідний розділ бланка трудової книжки.

Розділ є таблицею з чотирма графами:

1. Порядковий номер запису;
2. Дата внесення запису;
3. Відомості про прийом на роботу, перекладі на іншу постійну роботу , Підвищення кваліфікації;

1. У першій графі проставляється порядковий номер запису.
2. У 2-й – вказується дата звільнення (останнього дня роботи).
3. У третій - вноситься підстава розірвання трудового договору із зазначенням відповідного пункту ТК РФ, при цьому формулювання має також відповідати статті та пункту Кодексу.
4. У 4-й графі зазначаються дані наказу чи розпорядження про звільнення (дата, номер).
5. Рядком нижче запису про звільнення вноситься найменування посади особи, відповідальної за ведення трудових книжок (хто вніс запис), проставляється її підпис та розшифровка.
6. Кожна запис про звільнення має бути засвідчена печаткою організації.
7. Працівник зобов'язаний поставити свій підпис під записом про звільнення.

Зразок запису про звільнення співробітника за власним бажанням:

Порядок внесення записів нагородження до трудової книжки

Усі відомості про нагородження вносять до розділу бланка трудової книжки.

Розділ також є таблицею з чотирма графами:

1. Порядковий номер запису;
2. Дата внесення запису;
3. Тип нагороди, коли, ким і за що саме нагороджено працівника;
4. Найменування та реквізити документа, але на підставі якого внесено запис.

Відповідно до Інструкції, до трудової книжки вноситься інформація про такі види заохочень:

державні нагороди та присвоєні почесні звання державного рівня;

нагороди, отримані від роботодавця, у тому числі: почесні грамоти, нагрудні знакита значки, дипломи;

інших видах заохочень, передбачених законами РФ та локальними нормативними актами роботодавця.

Зверніть увагу! Премії та інші стимулюючі виплати , передбачені системою оплати праці, що діє на підприємстві, у розділі «Відомості про нагородження» не відображаються.

Коли йдеться про нагороди, отримані від роботодавця, документом, на підставі якого вноситься запис до трудової книжки, є відповідним наказ. У разі, коли нагородження працівника виробляє стороння чи вищестояща організація, документом-підставою є наказ (розпорядження, указ), виданий нагороджувальної організації. У деяких випадках документи про нагородження можуть надійти без такого наказу, тому працівникові кадрової служби, відповідальному за ведення трудових книжок, потрібно буде надіслати відповідний запит до організації, що нагороджує.

Зверніть увагу! Якщо працівник, що вже звільнився, висловить бажання внести до своєї трудової книжки записи про нагородження, він самостійно повинен буде робити запити в ті організації, від імені яких він був нагороджений.

Практика, коли інформація про застосовані до працівника заходи заохочення(Оголошення подяки, нагородження почесною грамотою тощо) не вноситься в трудову книжку, досить поширене явище. Це вважається порушенням не лише встановлених правил ведення цього документа, а й порушенням законодавства . Працівник має право вимагати, щоб відомості про нагородження та заохочення, отримані ним у період трудової діяльності на даному підприємстві, були внесені у відповідний розділ трудової книжки в повному обсязі.

Іншою поширеною помилкою є внесення до розділу «Відомості про нагородження» інформації про роботу. Зазвичай така помилка пояснюється просто неуважністю особи, відповідальної за ведення. трудових книжок, який не помітив, що попередній розділ «Відомості про роботу» повністю заповнений.

Правила виправлень записів у трудовій книжці

Як бути кадровику, якщо випадково або в результаті не знання правил та інструкції щодо заповнення трудових книжок 2019 при внесенні записів було допущено помилку?

Досить часто виникає потреба внесення виправлень до запису , зроблені на титулі. Наприклад, це потрібно буде зробити при зміні прізвища робітниці, яка вийшла заміж або, навпаки, розірвала шлюб і повернула собі дівоче прізвище.

Цей випадок також передбачено Інструкцією із заповнення трудової книжки. Згідно з цим документом, застарілі дані необхідно акуратно перекреслити однією рівною горизонтальною межею і над ними зробити новий запис. Звичайно, всі правки на титульному аркуші мають бути внесені лише на підставі відповідних документів. До таких документів належать:

• паспорт;
• свідоцтво про шлюб;
• свідоцтво про розірвання шлюбу;
• свідоцтво про народження;
• свідоцтво про зміну прізвища, імені, по батькові, дати народження.

Коли зміни вносяться до титульного листа, на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки вказується найменування та реквізити документа-підстави. Посилання має бути засвідчене печаткою організації та підписом керівника чи відповідальної особи.

Завантажити в.doc