© Міністерство праці та соціального розвитку Ростовської області. Посадова інструкція начальника відділу

ПОСАДНИЙ РЕГЛАМЕНТ
начальника відділу діловодства,листів та звернень міністерства праці та соціального розвитку Ростовської області

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Посада начальника відділу діловодства, листів та звернень міністерства праці та соціального розвитку Ростовської області належить до провідної групи посад державної цивільної служби області категорії «керівники».

1.2. Посада начальника відділу діловодства, листів та звернень має право заміщати громадянина Російської Федерації, що досяг віку 18 років, який володіє державною мовою Російської Федерації та відповідає кваліфікаційним вимогам, передбаченим частиною 2 цього посадового регламенту.

1.3. Призначення на посаду та звільнення з посади провадиться наказом міністра праці та соціального розвитку Ростовської області за погодженням із заступником Глави Адміністрації (Губернатора) області з організаційної, кадрової роботита питань місцевого самоврядування.

1.4. Начальник відділу своєї діяльності безпосередньо підпорядковується заступнику міністра.

1.5. У підпорядкуванні начальника відділу перебувають 7 державних цивільних службовців, 3 службовці, які здійснюють технічне забезпечення діяльності міністерства.

1.6. Начальник відділу у своїй роботі керується Конституцією Російської Федерації, Федеральним законом від 27.07.2004 р. № 79-ФЗ «Про державну цивільну службу Російської Федерації», Обласним законом від 26.07.2005 р. № 344-ЗС «Про державну цивільну службу Ростовської області », положенням, регламентом, інструкцією з діловодства міністерства праці та соціального розвитку, положенням про відділ, посадовим регламентом.

2. КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ ДО НАЧАЛЬНИКА ВІДДІЛУ

2.1. Наявність вищої професійної освіти.

2.2. Не менше двох років стажу державної цивільної служби Російської Федерації ( державної службиінших видів) або не менше чотирьох років стажу (досвіду) роботи за фахом.

2.3. Професійні знання, необхідні для виконання посадових обов'язків:
- Конституція Російської Федерації;
- статут Ростовської області;
- Федеральний закон від 27.07.2004 р. № 79-ФЗ «Про державну цивільну службу Російської Федерації»;
- Федеральний закон від 22.08.2004 р. № 122-ФЗ «Про внесення змін до законодавчі актиРосійської Федерації та визнання такими, що втратили чинність, деяких законодавчих актів Російської Федерації у зв'язку з прийняттям федеральних законів «Про внесення змін і доповнень до ФЗ «Про загальних принципахорганізації законодавчих (представницьких) та виконавчих органів державної влади суб'єктів РФ»;
- Федеральний закон від 02.05.2006 № 59-ФЗ "Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації";
- Федеральний закон від 25.12.2008 № 273-ФЗ «Про протидію корупції»;
- Федеральний закон від 09.02.2009 № 8-ФЗ «Про забезпечення доступу до інформації про діяльність державних органівта органів місцевого самоврядування»;
- Федеральні закони, Укази та Розпорядження Президента Російської Федерації, Постанови та Розпорядження Уряду Російської Федерації за напрямами діяльності міністерства;
- Обласний закон Ростовської області від 22.07.2005 р. № 344-ЗС «Про державну цивільну службу Ростовської області»;
- обласний закон Ростовської області від 18.09.2006 р. № 540-ЗС «Про порядок розгляду звернень громадян»;
– Обласний закон Ростовської області від 12.06.2009 № 218-ЗС «Про протидію корупції в Ростовській області»;
- регламент Адміністрації Ростовської області;
- Регламент внутрішньої організаціїміністерства праці та соціального розвитку Ростовської області;
- нормативні правові акти Глави Адміністрації (Губернатора) Ростовської області та Адміністрації Ростовської області за напрямами діяльності міністерства;
- Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затверджена наказом Мінкультури та масових комунікаційРФ від 08.11.2005 р. № 536;
- Інструкція з прийому громадян у міністерстві праці та соціального розвитку Ростовської області;
- Інструкція з діловодства міністерства праці та соціального розвитку.
– ГОСТ Р 6.30-2003 р. «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»;
- Методичні рекомендаціїз організації роботи з прийому громадян органів соціального захисту населення Ростовської області;
- порядок роботи з письмовими зверненнями громадян на підприємствах та в установах соціального захисту населення РФ, затверджений наказом Мінсоцзахисту РФ від 11.09.1995 року;

2.4. Навички, необхідні для виконання посадових обов'язків:
- організація роботи з розгляду письмових та усних звернень громадян;
- інформаційно-аналітичне та методичне забезпечення діяльності міністерства з розгляду звернень громадян, підготовка службових документів, матеріалів до засідання колегії, організаційно-розпорядчих документів, листів, довідок, актів;
- організація прийому громадян, уміння встановити атмосферу взаєморозуміння, вибору стилю взаємодії з громадянами, техніки побудови інформаційного діалогу, техніка ефективного спілкуванняпо телефону;
- робота телефону "гарячої лінії";
- забезпечення централізованої реєстрації, обліку та контролю за виконанням звернень громадян, службових документів за допомогою автоматизованих технологій;
- удосконалення документаційного забезпечення міністерства, підготовка інструкцій, що регулюють питання документаційного забезпечення управління, обліку та забезпечення збереження документів;
- Організація документообігу.

3. ПОСАДИ ОБОВ'ЯЗКИ, ПРАВА ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬНАЧАЛЬНИКА ВІДДІЛУ

3.1. Посадові обов'язки начальника відділу:

3.1.1. У своїй діяльності керується основними обов'язками державного цивільного службовця, передбаченими Федеральним законом від 27 липня 2004 № 79-ФЗ «Про державну цивільну службу Російської Федерації», Обласним законом від 26 липня 2005 р. № 344-ЗС «Про державну цивільну службу Ростовської області ».

3.1.2. Виходячи з вимог, передбачених Федеральним законом від 25 грудня 2008 року №273-ФЗ «Про протидію корупції», повідомляє в установленому порядку представника наймача про всі випадки звернення до нього будь-яких осіб з метою схиляння його до скоєння корупційних правопорушень.

3.1.3. Виходячи із завдань відділу:
- здійснює контроль за роботою з обліку, комплектацією та розподілом документів, забезпечує чітку організацію діловодного обслуговування;
- організує роботу відділу з прийому та відправлення документів з використанням системи електронного документообігу та діловодства «Дело»;
- підготовка на розгляд керівництва кореспонденції з найважливіших питань;
- Здійснює контроль за правильністю надходження документів від органів соціального захисту населення міських округів та муніципальних районів, інших відомств;
- здійснює методичний посібник з питань роботи з листами громадян, ведення особистого прийомугромадян, загального діловодства, роботи з архівними документами, контроль за виконанням доручень вищих органів та рішень міністерства з питань, що куруються;
- організує ведення прийому громадян керівництвом міністерства та здійснює контроль за виконанням структурними підрозділами доручень даних на прийомі;
- Забезпечує контроль за виконанням службових документів підрозділами міністерства та інформує керівництво про хід розгляду документів;
- бере участь у розробці заходів щодо вдосконалення документообігу, роботи з листами та прийому громадян, з документами, що утворюються внаслідок діяльності міністерства, контролю та перевірки виконання документів;
- розробляє регламент роботи міністерства, інструкцію з діловодства у міністерстві праці та соціального розвитку Ростовської області;
- підготовка щоквартального аналізу організації роботи з листами, скаргами, заявами, структурними підрозділами міністерства, причини надходження письмових звернень громадян;
- підготовка піврічного оглядового листа за результатами розгляду листів, скарг та заяв, річного огляду за результатами перевірок організації роботи зі зверненнями громадян для територіальних органів соціального захисту, що відповідає за підготовку встановленої звітності;
- бере участь у комплексних перевірках роботи територіальних органів соціального захисту в роботі з листами, скаргами, заявами та прийому громадян, у прийомі громадян керівниками територіальних органів соцзахисту області;
- здійснює контроль за формуванням архівних документів, їх зберіганням, підготовкою до щорічного списання архівних документів зі строком зберігання, що закінчився, дотриманням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення збереження документів;
- розробляє зведену номенклатуру справ, організує узгодження з експертною комісією обласного архіву;
- забезпечує контроль за якісним та своєчасним виконанням машинописних, копіювально-розмножувальних робіт, дає дозвіл на копіювання документів та встановлює черговість їх виконання;
- організує роботу щодо підвищення рівня професійних знаньпрацівниками відділу;
- розподіляє посадові обов'язки працівників відділу;
- Виконує доручення заступника міністра, міністра;
- дотримується конфіденційності при обробці персональних даних відповідно до чинних нормативних правових документів.

3.2. Права начальника відділу:

3.2.1. Відповідно до статті 14 Федерального законувід 27 липня 2004 року №79-ФЗ «Про державну цивільну службу Російської Федерації» має права:
- Забезпечення належних організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов'язків;
- ознайомлення з посадовим регламентом та іншими документами, що визначають його права та обов'язки щодо заміщуваної посади державної цивільної служби, критеріями оцінки ефективності виконання посадових обов'язків, показниками результативності професійної службової діяльності та умовами посадового зростання;
- відпочинок, що забезпечується встановленням нормальної тривалості, службового часу, наданням вихідних днів та неробочих святкових днів, а також щорічних оплачуваних основного та додаткових відпусток;
- оплату праці та інші виплати відповідно до обласного закону;
- одержання в установленому порядку інформації та матеріалів, необхідних для виконання посадових обов'язків, а також на внесення пропозицій щодо вдосконалення діяльності відділу;
- ознайомлення з відгуками про його професійну службову діяльність та інші документи до внесення їх у його особисту справу, матеріалами особової справи, а також на залучення до особової справи її письмових поясненьта інших документів та матеріалів;
- Захист відомостей про цивільного службовця;
- Посадове зростання на конкурсній основі;
- професійну перепідготовку, підвищення кваліфікації та стажування у порядку, встановленому Обласним законом;
- членство у професійному союзі;
- розгляд індивідуальних службових спорів відповідно до цього Обласного закону;
- Проведення за його заявою службової перевірки;
- захист своїх прав та законних інтересів на цивільній службі, включаючи оскарження до суду їх порушення;
- медичне страхування відповідно до Обласного закону про медичне страхування державних службовців області;
- державний захист свого життя та здоров'я, життя та здоров'я членів своєї сім'ї, а також належного йому майна;
- державне пенсійне забезпечення відповідно до Обласного закону.

3.2.2. У межах покладених посадових обов'язків:
- інформувати керівництво міністерства про стан справ щодо питань діяльності відділу;
- виходити з пропозиціями щодо застосування заходів до винних у порушенні встановлених вимог до роботи зі зверненнями громадян, службовими документами, щодо прийому громадян та ін;
- здійснювати перевірку стану роботи із зверненнями громадян у територіальних органах соціального захисту, структурних підрозділах міністерства;
- вимагати виконання встановлених термінів для розгляду листів, скарг, заяв, службових документів, запитувати необхідні довідки щодо прийому громадян від усіх відділів, управлінь, підвідомчих установ;
- не приймати до друку документи, недбало оформлені та з великою кількістю правок та вставок;
- не приймати для копіювання неправильно оформлені документи, що не належать до діяльності міністерства;
- вимагати дотримання регламенту роботи, інструкції з діловодства у міністерстві, порядку роботи з письмовими, усними зверненнями громадян, архівними документами.

3.3. Відповідальність начальника відділу:

3.3.1. Несе відповідальність за:
- невиконання або неналежне виконання покладених на нього посадових обов'язків;
- дія чи бездіяльність, що ведуть до порушення прав та законних інтересів громадян;
- дотримання трудової та виконавчої дисципліни;
- своєчасне та якісне виконання доручень;
- збереження майна, наданого виконання посадових обов'язків;
- Дотримання обмежень, виконання зобов'язань та вимог до службової поведінки;
- надання в установленому порядку відомостей про себе та членів своєї сім'ї, про отримані ним доходи та належне йому на праві власності майна, що є об'єктами оподаткування, про зобов'язання майнового характеру;
- щодо виконання функцій та завдань, покладених на відділ, стан трудової та виконавської дисципліни у відділі;
- Порушення конфіденційності при обробці персональних даних.

4. Перелік питань, з яких начальник відділу має право або зобов'язаний самостійно приймати управлінські чи інші рішення

4.1. Організація та ведення прийому громадян, робота телефону «гаряча лінія».

4.2. Організація роботи з розгляду звернень громадян,
службових документів.

4.3. Організація діловодства.

4.4. Робота архіву міністерства.

4.5. Машинописні, копіювально-розмножувальні роботи.

5. Перелік питань, з яких начальник відділу має право або зобов'язаний брати участь у підготовці проектів нормативних правових актів та (або) проектів управлінських та інших рішень

5.1. Організація та ведення прийому громадян, робота телефону «гаряча лінія».

5.2. Організація роботи з розгляду звернень громадян, службових документів.

5.3. Організація діловодства.

5.4. Робота архіву міністерства.

5.5. Машинописні, копіювально-розмножувальні роботи.

6. ТЕРМІНИ І ПРОЦЕДУРИ ПІДГОТОВКИ УПРАВЛІНСЬКИХ ТА ІНШИХ РІШЕНЬ НАЧАЛЬНИКОМ ВІДДІЛУ

6.1. У строки та порядку, встановленому нормативними правовими актами, регламентом, інструкцією з діловодства міністерства праці та соціального розвитку Ростовської області.

7. ПОРЯДОК СЛУЖБОВОГО ВЗАЄМОДІЯ НАЧАЛЬНИКА ВІДДІЛУ

7.1. Здійснює взаємодію з державними цивільними службовцями, керівниками Адміністрації області, міністерствами, з територіальними органами соціального захисту, іншими відомствами, організаціями та установами з питань діяльності відділу в межах повноважень, встановлених посадовим регламентом.

8. ПЕРЕЛІК ДЕРЖАВНИХ ПОСЛУГ, НАКАЗАНИХНАЧАЛЬНИКОМ ВІДДІЛУ ГРОМАДЯНАМ І ОРГАНІЗАЦІЯМ У ВІДПОВІДНОСТІ З РЕГЛАМЕНТОМ РОБОТИ МІНІСТЕРСТВА

8.1. Консультування громадян, відомств, організацій та установ,
територіальних органів соціального захисту у межах повноважень, встановлених посадовим регламентом.

8.2. Підготовка відповідей на звернення громадян з питань діяльності
відділу.

8.3. Веде прийом громадян, роз'яснень по телефону «гаряча лінія».

9. ПОКАЗНИКИ ЕФЕКТИВНОСТІ ТА РЕЗУЛЬТАТИВНОСТІ ПРОФЕСІЙНОЇ СЛУЖБОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
НАЧАЛЬНИКАВІДДІЛУ

9.1.Систематична робота з підвищення рівня професійних знань.

9.2. Знання структури органів соціального захисту Ростовської області, інших
відомств області.

9.3. Якість підготовки службових документів.

9.4. Своєчасність, результативність вирішення поставлених завдань.

9.5. Дотримання трудової та виконавської дисципліни.

9.6. Відповідність вимогам до посади.

9.7. Оцінка діяльності керівництва міністерства.

Стверджую ________________________ ___________________________________ (Прізвище, ініціали) (найменування організації, ________________________ підприємства тощо, його (директор чи інша організаційно-правова форма) посадова особа, уповноважена затверджувати посадову інструкцію) " " ____________ 20__г. м.п. Посадова інструкція начальника загального відділу ______________________________________________ (найменування організації, підприємства тощо) " " ____________ 20__г. N__________ Справжня посадова інструкціярозроблено та затверджено на підставі трудового договору з __________________________________________ (найменування посади особи, на яку ______________________________________________________ та відповідно до складено справжня посадова інструкція) положеннями Трудового кодексуРосійської Федерації та інших нормативних актів, регулюючих трудові правовідносини Російської Федерації. I. загальні положення 1.1. Начальник загального відділу належить до категорії керівників, призначається посаду і звільняється з неї наказом директора підприємства. 1.2. На посаду начальника загального відділу призначається особа, яка має вищу професійну освітута стаж роботи на відповідних спеціальностях посадах не менше _____ років. 1.3. Начальник загального відділу безпосередньо підпорядковується ___________ ________________________________________________________________________. 1.4. Під час відсутності начальника загального відділу його посадові обов'язки виконує заступник, який несе, що призначається в установленому порядку. повну відповідальністьза якісне та своєчасне їх виконання. 1.5. У своїй діяльності начальник загального відділу керується: - законодавчими та нормативними актами з питань його діяльності; - методичними матеріалами, що належать до його функцій; - Статутом підприємства; - правилами трудового розпорядку; - наказами та розпорядженнями директора підприємства; - справжньою посадовою інструкцією. 1.6. Начальник загального відділу повинен знати: - законодавчі, нормативні та методичні матеріализ питань його діяльності; - профіль, спеціалізацію та особливості структури підприємства; - виробничі потужностіта кадрові ресурси підприємства; - основи організації виробництва, праці та управління; - основи організації діловодства; - правила проведення перевірок та документальних ревізій; - Порядок документообігу; - прийоми та методи обробки кореспонденції із застосуванням сучасних технічних засобів; - правила експлуатації засобів обчислювальної техніки, комунікацій та зв'язку; - методи організації та планування інформаційної роботи; - Порядок проходження службової інформації; - порядок оформлення господарських договорів та перерахування державного мита; - стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; - правила друкування ділових листів; - порядок контролю за проходженням службових документів та матеріалів; - етику та навички ділового спілкування; - порядок реєстрації відправлень (вихідних документів, листів); - питання трудового та адміністративного законодавства; - основи економіки праці та управління; - Порядок розробки трудових договорів; - правила та норми охорони праці; - _________________________________________________________________. ІІ. Функції На начальника загального відділу покладаються такі функції: 2.1. Організація прийому, реєстрації та обробки вхідної та вихідної кореспонденції. 2.2. Керівництво роботою секретаріату та машинописної служби підприємства. 2.3. Участь у організації та контролі діяльності господарських служб. 2.4. Організація методичної роботи з питань документообігу. 2.5. Контакт із роботою бухгалтерії, кадрової та юридичної служб. 2.6. Забезпечення здорових та безпечних умов праці для підлеглих працівників. ІІІ. Начальник загального відділу зобов'язаний: 3.1. Забезпечити запровадження стандартів уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. 3.2. Організувати роботу з обробки документації, кореспонденції, листів, матеріалів з використанням сучасних технічних засобів, що надходить на підприємство, доведення їх до виконавців відповідно до резолюції керівництва. 3.3. Забезпечити дієву систему контролю за своєчасним виконанням підрозділами підприємства документів відповідно до резолюції керівника. 3.4. Контролювати роботу секретаріату щодо прийому та методів обробки кореспонденції, порядку відправлення вихідної кореспонденції. 3.5. Керувати роботою машинописного підрозділу, періодично організовувати навчання друкарок правилам друкування ділових листів. 3.6. Контролювати правильність оформлення та повноту погодження господарських договорів, що передаються на підпис керівнику підприємства. 3.7. Перевіряти правильність оформлення відповідно до вимог законодавства, звернувши особливу увагу на погодження з юридичною службою (віза юриста), матеріалів, що направляються до судових органів Російської Федерації. 3.8. Спільно з бухгалтерською та юридичною службами сприяти своєчасному та правильному перерахуванню державного мита за матеріалами, що готуються до судових органів. 3.9. Розробляти та затверджувати в установленому порядку плани періодичних перевірок у структурних підрозділах підприємства правильної організації діловодства, використання технічних засобів, обчислювальної техніки, операційних систем, а також перевірок грамотності документів, що оформлюються. 3.10. Розробити порядок контролю за проходженням службових документів та матеріалів на підприємстві. 3.11. Організувати довідково-інформаційний фонд з питань своєї діяльності із застосуванням сучасних технічних засобів. 3.12. Здійснювати контроль за відповідним оформленням приміщень, стежити за розміщенням, оновленням та станом реклами всередині приміщення та на будівлі. 3.13. Забезпечувати чистоту та порядок у приміщенні та на прилеглій до нього або до будівлі території. 3.14. Контролювати дотримання підлеглими працівниками дисципліни, правил та норм охорони праці, вимог виробничої санітарії та гігієни. 3.15. Забезпечувати працівників відділу канцелярським приладдям та господарського побуту. 3.16. Забезпечувати працівникам відділу умови, які необхідні для якісного виконання ними своїх виробничих обов'язків. 3.17. Керувати працівниками відділу. 3.18. _____________________________________________________________. IV. Права Начальник загального відділу має право: 4.1. Знайомитись з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності. 4.2. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з обов'язками, передбаченими цією інструкцією. 4.3. Підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції. 4.4. Здійснювати взаємодію з керівниками структурних підрозділів підприємства, отримувати інформацію та документи, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків. 4.5. Вносити на розгляд директора підприємства подання про призначення, переміщення, звільнення працівників, пропозиції щодо їх заохочення або накладення на них стягнень відповідно до законодавства Російської Федерації. 4.6. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків та прав. V. Відповідальність Начальник загального відділу відповідає: 5.1. За невиконання (неналежне виконання) своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, у межах, визначених трудовим законодавством Російської Федерації. 5.2. За вчинені у процесі здійснення своєї діяльності правопорушення - у межах, визначених адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України. 5.3. За заподіяння матеріальних збитків - у межах, визначених трудовим, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації. Посадова інструкція розроблена відповідно до ________________ (найменування, _____________________________. номер та дата документа) _________________________ Керівник структурного підрозділу (ініціали, прізвище) (кадрового) _________________________ (підпис) "" _____________ 20__г. Узгоджено: Начальник юридичного відділу _____________________________ (ініціали, прізвище) _____________________________ (підпис) " " ________________ 20__г. _________________________ З інструкцією ознайомлений: (ініціали, прізвище) _________________________ (підпис) " " _____________ 20__г.

I. Загальні положення

1. Діловод належить до категорії технічних виконавців.

2. На посаду діловода призначається особа, яка має початкову професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню (повну) загальну освіту та спеціальну підготовку встановленій програмібез пред'явлення вимог до стажу роботи.

3. Призначення на посаду діловода та звільнення від неї провадиться

4. Діловод повинен знати:

4.1. Нормативні правові акти, положення, інструкції, інші керівні матеріали та документи щодо ведення діловодства на підприємстві.

4.2. Основні положення Єдиної державної системиділоводства.

4.3. Структуру підприємства та його підрозділів.

4.4. Стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.

4.5. Порядок контролю за проходженням службових документів та матеріалів.

5.2. Інструкцією з діловодства та роботи архіву на підприємстві.

5.3. Справжньою посадовою інструкцією.

7. На час відсутності діловода його обов'язки виконує особа, призначена наказом директора підприємства. Ця особанабуває відповідних прав та несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.

ІІ. Посадові обов'язки

Діловод:

1. Приймає та реєструє кореспонденцію, направляє її до структурних підрозділів.

2. Відповідно до резолюції керівників підприємства передає документи на виконання, оформляє реєстраційні картки або створює банк даних.

3. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.

4. Надсилає виконану документацію за адресатами.

5. Веде облік одержуваної та відправленої кореспонденції, систематизує та зберігає документи поточного архіву.

6. Веде роботу зі створення довідкового апаратуза документами, забезпечує зручний та швидкий їх пошук.

7. Підготовляє та здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, реєстраційну картотеку або комп'ютерні банки даних, складає описи справ, що передаються на зберігання до архіву.

перевіряє правильність їх складання та оформлення.

9. Забезпечує збереження службової документації, що проходить.

10. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

ІІІ. Права

Діловод має право:

1. Знайомитись з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.

2. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими цією інструкцією обов'язками.

про всі виявлені в процесі здійснення посадових обов'язків недоліки у діяльності підприємства (його структурних підрозділах) та вносити пропозиції щодо їх усунення.

4. Запитувати особисто або за дорученням свого безпосереднього керівника від керівників підрозділів та спеціалістів інформацію та документи, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків.

5. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків та прав.

IV. Відповідальність

Діловод несе відповідальність:

1. За неналежне виконання чи невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією - у межах, визначених чинним трудовим законодавством Російської Федерації.

2. За правопорушення, скоєні у процесі здійснення своєї діяльності - у межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.

3. За заподіяння матеріальних збитків - у межах, визначених чинним трудовим та цивільним законодавством Російської Федерації.

I. Загальні положення

1.1. Завідувач канцелярії відповідає:
1.1.1. За роботу канцелярії, своєчасне та якісне виконання ним завдань із призначення.
1.1.2. За виконавську та трудову дисциплінупрацівників канцелярії.
1.1.3. За збереження документів (відомостей), що містять державну та службову таємницю.
1.1.4. За забезпечення безпечних умов праці, підтримання порядку, виконання правил пожежної безпеки у приміщеннях канцелярії.
1.2. кваліфікаційні вимоги: середня професійна освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи або початкова професійна освіта та стаж роботи за фахом не менше 3 років.
1.3. У практичній діяльності повинен керуватися:
1.3.1. Інструкцією з документаційного забезпечення управління підприємством (інв. N…).
1.3.2. Положення про канцелярію (інв. N ...).
1.3.3. Правилами внутрішнього трудового розпорядку (інв. N…).
1.3.4. Правилами охорони праці та техніки безпеки, забезпечення виробничої санітарії та протипожежного захисту (інв. NN...,...,...).
1.3.5. Справжньою посадовою інструкцією.
1.4. Повинен знати:
1.4.1. Нормативно-правові акти, інші документи та матеріали з питань діяльності канцелярії.
1.4.2. Організацію діловодства.
1.4.3. Організаційну структуру підприємства.
1.4.4. Схему організаційної взаємодії канцелярії із структурними підрозділами підприємства.
1.4.5. Галузеві стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД).
1.4.6. Основи наукової організації праці діловодства.
1.4.7. Основи трудового законодавства РФ (у частині, що стосується).
1.4.8. Правила експлуатації технічних засобів автоматизації та механізації діловодства.

ІІ. Загальні посадові обов'язки

2.1. Завідувач канцелярії зобов'язаний:
2.1.1. Очолювати роботу канцелярії та ефективно керувати нею.
2.1.2. Забезпечувати своєчасне та якісне виконання канцелярією повсякденних завдань, що покладаються на неї, у суворій відповідності до затвердженого порядку роботи.
2.1.3. Керувати розробкою та веденням службової документації.
2.1.4. Забезпечувати раціональне використання матеріальних, технічних та інших засобів канцелярії на користь виконання завдань із призначення.
2.1.5. Забезпечувати надійний захистдокументів та інформації, що становлять державну та службову таємницю.
2.1.6. Керувати навчанням підлеглих, створювати їм умови підвищення кваліфікації.
2.1.7. Здійснювати контроль за дотриманням підлеглих правил внутрішнього трудового розпорядку, вимог техніки безпеки.
2.1.8. Використовувати стосовно підлеглих надані права щодо їх заохочення (притягнення до відповідальності).

ІІІ. Спеціальні посадові обов'язки

3.1. Завідувач канцелярії зобов'язаний:
3.1.1. Забезпечувати своєчасну обробку кореспонденції, що надходить і відправляється, її доставку за призначенням.
3.1.2. Здійснювати контроль за термінами виконання документів та їх правильним оформленням.
3.1.3. Організовувати роботу з реєстрації, обліку, зберігання та передачі до відповідних структурних підрозділів документів поточного діловодства, у тому числі наказів та розпоряджень керівництва, щодо формування справ та їх здачі на зберігання.
3.1.4. Розробляти інструкції щодо ведення діловодства на підприємстві та організовувати їх впровадження.
3.1.5. Вживати заходів щодо забезпечення працівників канцелярії необхідними інструктивними та довідковими матеріалами, а також інвентарем, обладнанням, оргтехнікою, технічними засобами управлінської праці.
3.1.6. Здійснювати методичне керівництво організацією діловодства у підрозділах, контроль за правильним формуванням, зберіганням та своєчасним здаванням справ до архіву, підготовку довідок про дотримання термінів виконання документів.
3.1.7. Забезпечувати друкування та розмноження службових документів.
3.1.8. Брати участь у підготовці нарад, що скликаються керівництвом, організовувати їх технічне обслуговування, оформлення документів на відрядження, реєстрацію працівників, які прибувають у відрядження.
3.2. Завідувач канцелярії повинен своєчасно та в повному обсязі відпрацьовувати та подавати відповідним посадовим особам звітну та іншу службову документацію.
3.3. Регламент робочого дня завідувача канцелярії відповідає нормам федерального законодавства про працю. Час праці та відпочинку протягом робочого дня регламентується "Правилами внутрішнього трудового розпорядку" підприємства.
У разі службової необхідності завідувач канцелярією може залучатися до виконання своїх обов'язків понаднормово, у порядку, передбаченому положеннями федерального законодавства про працю.

IV. Права працівника

4.1. Завідувач канцелярії має право:
4.1.1. Приймати рішення для забезпечення повсякденної діяльності канцелярії - з усіх питань, що належать до його компетенції.
4.1.2. Представляти начальнику служби ДОПсвої пропозиції щодо заохочення (притягнення до відповідальності) працівників канцелярії - у тих випадках, коли власних повноважень недостатньо.
4.1.3. Готувати та подавати начальнику служби ДОП свої пропозиції щодо вдосконалення роботи канцелярії (її додаткового фінансування, матеріально-технічного забезпечення тощо).
4.1.4. Брати участь у роботі колегіальних органів управління під час розгляду питань, що стосуються роботи канцелярії.

V. Відповідальність. Порядок оцінки праці працівника

5.1. Завідувач канцелярії несе адміністративну, дисциплінарну та матеріальну відповідальністьза:
5.1.1. Порушення положень керівних документів щодо організації роботи канцелярії.
5.1.2. Невиконання службових вказівок начальника служби ДОП.
5.1.3. Незбереження державної та службової таємниці.
5.1.4. Неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх у особистих цілях.
5.2. Основним критерієм оцінки праці завідувача канцелярії є повнота, своєчасність та якість виконання нею посадових обов'язків відповідно до цієї Інструкції.
Оцінку праці завідувача канцелярії уповноважений здійснювати начальник служби ДОП. Повноваження начальника служби ДНЗ щодо застосування заходів заохочення та стягнення щодо завідувача канцелярії визначено відповідною посадовою інструкцією та Положенням про матеріальне стимулювання працівників підприємства (інв. NN..., ...).

1. Загальні положення.

1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до наказу директора підприємства від 00.00.0000 N 000 (або іншим відповідним рішенням - вказати конкретно).

1.2. Начальник відділу діловодства належить до категорії керівників структурних підрозділів підприємства.

1.3. Кваліфікаційні вимоги: вища професійна освіта та стаж роботи на посаді начальника групи відділу чи документознавця І категорії не менше року.

1.4. Начальник відділу діловодства призначається на посаду та звільняється з посади розпорядженням заступника директора з управління за поданням атестаційної комісії підприємства.

1.5. У своїй роботі начальник відділу діловодства має керуватися:

1.5.1. Справжньою Посадовою інструкцією.

1.5.2. Інструкцією з діловодства.<...>

1.5.4. Регламент роботи апарату управління підприємства.

1.5.5. ... (Інше - вказати конкретно).

1.6. Начальник відділу діловодства повинен знати:

1.6.1. Нормативно-методичні документи, локальні акти підприємства, накази директора та розпорядження заступника директора з питань діловодства.

1.6.2. Профіль, спеціалізацію та організаційну структурупідприємства.

1.6.3. Функції та завдання відділу діловодства, можливості відділу щодо їх виконання.

1.6.4. Повноваження працівників відділу діловодства, графік (режим) їхньої роботи.

1.6.5. правила внутрішнього трудового розпорядку.

1.6.6. Основи організації роботи апарату управління.

1.6.7. Стандарти та уніфіковані форми управлінської документації.

1.6.8. Засоби обчислювальної техніки, комунікацій та зв'язку, що застосовуються у відділі діловодства.

1.6.9. Правила та норми охорони праці.

1.6.10. ... (Інше - вказати конкретно).

1.7. Начальник відділу діловодства повинен мати вміння та навички, достатні для ефективного виконання посадових обов'язків, у т.ч... (вказати саме найважливіші).

1.8. Начальник відділу діловодства підпорядковується заступнику директора з управління.

1.9. Начальнику відділу діловодства підпорядковуються усі співробітники відділу.

1.10. На час відсутності начальника відділу діловодства його заміняє начальник групи зберігання документів.

2. Обов'язки.

2.1. Начальник відділу діловодства зобов'язаний:

2.1.1. Керувати відповідно до локальних актів підприємства, наказами директора та розпорядженнями заступника директора з управління організацією роботи відділу діловодства, несучи відповідальність за наслідки прийнятих рішень.

2.1.2. Організовувати ефективну взаємодію співробітників відділу діловодства, спрямовувати їх зусилля на своєчасне, повне та якісне виконання завдань з організації діловодства.

2.1.3. Забезпечувати дієвий контроль за належним виконанням працівниками відділу діловодства їхніх посадових обов'язків.

2.1.4. Організовувати роботу відділу діловодства на основі широкого використання новітньої технікита технології, прогресивних методів та прийомів її здійснення, науково обґрунтованих нормативів матеріальних, фінансових та трудових витрат.

2.1.5. Брати участь у розробці проектів бізнес-планів підприємства, забезпечувати їхнє узгодження з питань організації роботи відділу діловодства.

2.1.6. Керувати плануванням роботи відділу діловодства, щомісяця представляти проект плану роботи на розгляд заступника директора з управління.

2.1.7. Забезпечувати безпечні та комфортні умовироботи у приміщеннях та на робочих місцях відділу діловодства.

2.1.8. Здійснювати контроль за збереженням майна та матеріальних цінностейвідділу діловодства.

2.1.9. Керувати роботою з організації діловодства на основі широкого використання новітньої техніки та технології, прогресивних методів та прийомів її здійснення, науково обґрунтованих нормативів матеріальних, фінансових та трудових витрат.

2.1.10. Організовувати розробку та впровадження прогресивних технологічних процесів роботи з документами та документованою інформацією на основі організаційної та обчислювальної техніки (облік, контроль виконання, оперативне зберігання, довідкова робота).

2.1.11. Очолювати роботу з розробки уніфікованих систем документації, табелів та альбомів форм документів, а також класифікаторів документованої інформації.

2.1.12. Забезпечувати своєчасне та якісне впровадження систем ведення документації, стандартів з питань діловодства.

2.1.13. Керувати роботою з упорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків.

2.1.14. Здійснювати організаційно-методичне керівництво роботою з відбору документів, що передаються на державне зберігання, організації зберігання та експертизи цінності документів.

2.1.15. Здійснювати постановку завдань на проектування, експлуатацію та вдосконалення (у частині документаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних системта систем управління, розробку нових інформаційних технологій(У т.ч. безпаперових).

2.1.16. Вживати вичерпних заходів, спрямованих на підготовку обґрунтованих рішень з питань організації роботи відділу діловодства.<...>

2.1.18. Створювати підлеглим умови для високоефективної роботи.

2.1.19. Постійно підвищувати свій професійний рівень у системі корпоративного тренінгу.

2.1.20. Консультувати заступника директора з питань організації роботи відділу діловодства та системи діловодства підприємства загалом.

2.1.21. Забезпечувати якісну підготовку та своєчасне подання заступнику директора аналітичних матеріалів з питань організації роботи відділу діловодства.

2.1.22. ... (Інше - вказати конкретно).

3.1. Начальник відділу діловодства має право:

3.1.1. Ухвалювати обґрунтовані рішення з питань організації роботи відділу діловодства.

3.1.2. Надавати співробітникам відділу діловодства вказівки та доручення з питань організації документаційного забезпечення управління, вимагати їх своєчасного, повного та якісного виконання.

3.1.3. Підписувати службові (ділові) документи з питань організації роботи відділу діловодства.

3.1.5. Звертатись до заступника директора з управління з пропозиціями, спрямованими на вдосконалення організації роботи відділу діловодства.<...>

3.1.7. Брати участь у протокольних заходах, на яких розглядаються питання його роботи, а також організації роботи відділу діловодства та організації діловодства компанії.

3.1.8. Вимагати від співробітників відділу діловодства своєчасного, повного та якісного подання достовірної інформації, у т.ч. документованої, про стан дорученої ним роботи.

3.1.9. Забезпечувати подання заінтересованим особам (органам) інформації про стан організації роботи відділу діловодства, у т.ч. документованої, у порядку, передбаченому законодавством та локальними актами підприємства.

3.1.10. Представляти заступнику директора з управління свої пропозиції щодо застосування щодо працівників відділу діловодства заходів заохочення та покарання, передбачених законодавством та локальними актами підприємства, у зв'язку з належним (неналежним) виконанням ними посадових обов'язків.

3.1.11. ... (Інше - вказати конкретно).

4. Взаємини з посади.

4.1. Начальник відділу діловодства здійснює організаційно-інформаційну взаємодію:

4.1.1. Із заступником директора з управління – з питань організації роботи відділу діловодства, функціонування системи діловодства підприємства.

4.1.2. Зі співробітниками відділу діловодства - з питань організації роботи відділу, що віднесені до їх компетенції.

4.1.3. З начальниками структурних підрозділів – з питань взаємодії відділу діловодства з відповідними підрозділами.

4.1.4. З посадовими особами(структурними підрозділами) інших підприємств, організацій та установ - з питань, що становлять взаємний інтерес для підприємства та сторонніх підприємств (організацій, установ).<...>

4.3. ... (Інше - вказати конкретно).

5. Відповідальність.

5.1. Начальник відділу діловодства відповідає:

5.1.1. За порушення положень керівних документів з питань організації роботи відділу діловодства, організації діловодства підприємства.